Spravovanie obsahu poštových schránok

V minulosti mali správcovia k dispozícii možnosť nastavovať limity veľkosti používateľských poštových schránok na troch úrovniach: od najnižšej úrovne so zaslaním upozornenia používateľovi cez strednú úroveň so zákazom odosielať správy až po najvyššiu úroveň so zákazom odosielania aj príjmu správ. Nastavenie limitov veľkosti poštových schránok sa zachovalo aj v aktuálnej verzii Exchange Server 2010. 

Prvé možnosti proaktívneho riadenia obsahu používateľských schránok prišli vo verzii Exchange Server 2007. V tejto verzii pribudla možnosť spravovať obsah poštových schránok prostredníctvom spravovaných priečinkov (Managed Folders). Pri tomto nastavení má správca možnosť definovať pravidlá pre uchovanie správ buď v štandardných priečinkoch (Managed Default Folders), alebo v priečinkoch vytvorených správcom (Managed Custom Folders). Prostredníctvom spravovaných priečinkov možno pre rôzne klasifikácie správ definovať rôznu dobu uchovania správ v priečinku. Po uplynutí stanovenej doby sa správy z priečinka automaticky odstránia prednastaveným spôsobom. O odstraňovanie exspirovaných položiek sa stará komponent Managed Folder Assistant, ktorý beží ako proces na každom Exchange serveri s inštalovanou rolou Mailbox. Pretože v tomto prípade sú pravidlá na uchovanie položiek definované na úrovni priečinkov, je nevyhnutné, aby používateľ presúval správy vždy do priečinka s požadovanou dobou uchovania. Nevýhodné môže byť aj to, že po presunutí správy do iného priečinka nezostáva na správe zachované pravidlo na uchovanie položky.

exchange obr1.jpg

Obr. č. 1

S príchodom verzie Exchange Server 2010 prišli aj nové možnosti spravovania obsahu používateľských schránok spadajúcich do kategórie Messaging Records Management. Prvou novinkou je archív poštovej schránky, ktorý slúži na odkladanie starších položiek v používateľovej poštovej schránke. Po aktualizácii Exchange Servera 2010 na Service Pack 1 môže byť archív poštovej schránky uložený v inej databáze na inom Exchange serveri ako produkčná poštová schránka. Toto zlepšenie oproti verzii bez aktualizácie Service Pack 1 umožňuje optimalizovať rozloženie dát na rôzny hardvér. Predpokladom optimálneho rozloženia je, že staršie položky sa presúvajú do archívu a používatelia k nim nepristupujú tak intenzívne ako v prípade najnovších položiek. Produkčné poštové schránky sa umiestňujú do databáz uložených na výkonnejšom hardvéri s nižšou objemovou kapacitou. Naproti tomu archív poštových schránok sa umiestňuje na vysokokapacitnom, ale menej výkonnom hardvéri. Uvedený model umožňuje dosahovať v komunikačnom prostredí s Exchange Serverom 2010 dostatočný výkon pri zachovaní vysokej kapacity poštových schránok.

Druhá novinka z pohľadu riadenia obsahu poštových schránok je využívanie politík uchovávania informácií (Retention Policies). Oproti riešeniu pomocou spravovaných priečinkov možno riadiť uchovávanie informácií na úrovni jednotlivých položiek (správ). Na definíciu pravidiel na uchovanie, resp. zadržanie položiek v databáze Exchange servera sú použité značky pre politiky uchovávania informácií (Retention Policy Tags). 

Značka uchovávania informácií definuje nastavenia uchovania informácií, ako je doba ich uchovania a spôsob, ako budú položky spracované po vypršaní doby uchovania. V Exchange Serveri 2010 možno definovať nasledujúce typy značiek:

- Default policy tags (DPTs) – určujú implicitné nastavenia uchovávania informácií pre priečinky alebo individuálne položky v celej poštovej schránke, ktoré nemajú priradenú inú značku, či už individuálne používateľom, alebo dedením z poštového priečinka.
- Retention policy tags (RPTs) – umožňujú priradiť nastavenia uchovávania informácií pre štandardné priečinky, ako je Doručená pošta (Inbox), Odstránené položky (Deleted Items), Nevyžiadaná pošta (Junk E-mail) alebo Odoslaná pošta (Sent Items). Používateľ pri tomto nastavení nemá možnosť zmeniť politiku uchovávania správ pre celý priečinok, ale iba pre jednotlivé položky v priečinku.
- Personal tags – sú k dispozícii v aplikácii Outlook Web App alebo Microsoft Outlook 2010, ktorý je súčasťou Microsoft Office Professional Plus 2010. Umožňujú používateľom aplikovať politiky uchovávania správ na vytvorené priečinky alebo individuálne položky v poštovej schránke. Podľa spôsobu spracovania položiek sa delia na politiky uchovávania informácií (Retention Policy), ako je zrejmé z obrázka č. 1, a politiky archivovania (Archive Policy), ako je zrejmé z obrázka č. 2.

exchange obr2.jpg

Obr. č. 2

Doba zadržania informácie definovaná v značke určuje dobu (v dňoch), počas ktorej má byť správa uchovaná v databáze Exchange servera. Značka môže mať namiesto doby uchovania nastavené vypnutie uchovávania správ, čo umožňuje používateľovi definovať položky alebo poštové priečinky, ktoré sa nebudú automaticky odstraňovať alebo presúvať do archívu.

Druhým nastavením značky na uchovávanie správ je spôsob spracovania po uplynutí doby zadržania. K dispozícii sú nasledujúce možnosti:
- Presunúť do archívu (Move to Archive) – zabezpečí presunutie do archívu poštovej schránky. Ak poštová schránka nemá archív zriadený, akcia sa nevykoná. Možno definovať iba v nastaveniach Default policy tags (DPTs) a Personal tags.
- Odstrániť s dočasnou možnosťou obnovenia (Delete and Allow Recovery) – presunie správy do priečinka Obnoviteľné položky (Recoverable Items), čím sa emuluje funkcia koša v poštovej schránke používateľa. Používateľ môže takto spracované položky obnoviť prostredníctvom dialógového okna Obnoviť odstránené položky (Recover Deleted Items) v aplikáciách Outlook Web App alebo Outlook 2010.
- Odstrániť natrvalo (Permanently Delete) – zabezpečí trvalé odstránenie správy bez možnosti jej obnovy.

Politiky uchovávania informácií (Retention Policies) zjednodušujú spravovanie systému tým, že umožňujú administrátorom zoskupiť značky pre politiky uchovávania informácií s rôznymi nastaveniami a následne ich pripojiť k poštovej schránke. Značky možno do politiky kedykoľvek pridávať alebo ich odstraňovať, pričom sa zabezpečí platnosť zmenených nastavení pre všetky pripojené poštové schránky. Uplatňovanie nastavení definovaných v politikách uchovávania informácií zabezpečuje na Exchange serveri komponent označený Managed Folder Assistant. Aktualizácia Exchange Server 2010 Service Pack 1 zmenila spôsob spúšťania uvedeného procesu. Kým v predchádzajúcich verziách bolo treba definovať časový plán spúšťania uvedeného komponentu, v aktualizovanej verzii Exchange Servera beží ako proces na pozadí, pričom systém určuje priraďovanie systémových zdrojov procesu tak, aby neohrozil ostatné bežiace procesy.

Nastaveniami poštovej schránky na Exchange serveri možno takisto funkciu automatického odstraňovania položiek na stanovenú dobu eliminovať (Halt Retention Policy during this period). Takáto zmena je vhodná v situáciách, keď používateľ nebude mať istý čas prístup k poštovej schránke a v tom čase treba zabezpečiť, aby nedošlo k strate neprečítaných alebo nespracovaných položiek. Uvedené nastavenie sa dá realizovať tak v príkazovom riadku, ako aj prostredníctvom grafického rozhrania Exchange Management Console (EMC) vo vlastnostiach poštovej schránky, ako je zrejmé z obrázka č. 3.

exchange obr3.jpg

Obr. č. 3

Na záver mi nedá nespomenúť fakt, že využívanie funkcií archívu a riadenia obsahu poštových schránok vyžaduje pre poštovú schránku zakúpenie licencie Exchange Enterprise Client Access License (CAL). S týmto cenovým rozdielom treba počítať už pri návrhu využitia funkcií Exchange servera v komunikačnom prostredí.

MarosFuleky.jpg Maroš Füleky, CIT

Zdroj: Infoware 1-2/2011



Ohodnoťte článok:
 
 
 

24 hodín

týždeň

mesiac

Najnovšie články

Kniž­né no­vin­ky
S touto publikáciou sa naučíte všetko, čo budete skutočne potrebovať. čítať »
 
Naj­ho­rú­cej­šie tec­hno­ló­gie na rok 2011 v IT
Ďalší rozvoj cloudu, mobilných technológií a sociálnych platforiem, nové bezpečnostné hrozby, pokročilé formy analýz dát či pokračujúce zmeny v ukladaní informácií budú podľa analytikov patriť medzi najvýznamnejšie trendy v oblasti IT v tomto roku. čítať »
 
Pred­sta­vu­je­me pro­fi­ly ľu­dí z IT ko­mu­ni­ty - Ro­man Ja­no­vič, Cis­co
V roku 1995 absolvoval Katedru telekomunikačnej techniky na Fakulte elektrotechniky a informatiky na Slovenskej technickej univerzite v Bratislave. čítať »
 
Prog­ra­mu­je­me GPU / 1. časť
Myšlienka napísať sériu článkov týkajúcich sa programovania grafických procesorov (GPU – Gra­phics Processing Unit) vznikla v období prípravy záverečných častí seriálu OpenGL v Linuxe. čítať »
 
Prog­ra­mu­je­me gra­fic­ký en­gi­ne XXXIII.
V predchádzajúcej časti seriálu sme dokončili kapitolu, v ktorej sme sa venovali simulácii fyziky. čítať »
 
SQL De­na­li je už v CTP1
SQL Server 2008 R2 (s kódovým menom Kilimanjaro) je už dávnejšie dostupný v ostrej verzii. čítať »
 
Kni­ha: Alfres­co 3 Web Con­tent Ma­na­ge­ment
Na trhu sa nachádza veľké množstvo systémov web content managementu. čítať »
 
Ap­li­kač­ný server Glas­sFish 3 / In­šta­lá­cia a kon­fi­gu­rá­cia - 1. časť
K bontónu patrí v úvode každého seriálu predstaviť jeho hlavného aktéra. Zoznámte sa – aplikačný server GlassFish. čítať »
 
 
 
  Zdieľaj cez Facebook Zdieľaj cez Google+ Zdieľaj cez Twitter Zdieľaj cez LinkedIn Správy z RSS Správy na smartfóne Správy cez newsletter