Ručné prepisovanie faktúr už nie je potrebné

Ruč­né pre­pi­so­va­nie fak­túr je po­va­žo­va­né za jed­nu z naj­väč­ších zá­ťa­ží v ad­mi­nis­tra­tí­ve men­ších fi­riem a úč­tov­ní­kov. Vy­plý­va to z pries­ku­mu spo­loč­nos­ti Da­ta­mo­li­no, kto­rý sa us­ku­toč­nil v má­ji na vzor­ke vy­še 240 res­pon­den­tov. Os­lo­ve­ní bo­li úč­tov­ní­ci, zá­stup­co­via úč­tov­níc­kych fi­riem ako aj pred­sta­vi­te­lia SME fi­riem zod­po­ved­ní za fi­nan­čné otáz­ky. Ok­rem ma­nuál­ne­ho spra­co­va­nia fak­túr za veľ­mi vy­so­kú zá­ťaž ozna­či­li tiež kon­tro­lu pre­pi­so­va­ných dát či vy­hľa­dá­va­nie fak­túr v ar­chí­ve. Až dve tre­ti­ny opý­ta­ných uvie­dlo, že pa­pie­ro­vé fak­tú­ry u nich tvo­ria po­diel vy­šší ako 80 %, a rov­na­ký po­čet sa vy­slo­vil, že by uví­ta­li ap­li­ká­ciu schop­nú op­ti­ma­li­zo­vať ich nák­la­dy.

Ruč­né pre­pi­so­va­nie fak­túr pri­tom už viac nie je pot­reb­né. Pri­ná­ša so se­bou chy­by a pod­ni­ka­te­lia strá­ca­jú čas i pe­nia­ze, kto­ré by moh­li vy­užiť efek­tív­nej­šie. Dnes exis­tu­jú ce­no­vo dos­tup­né webo­vé rie­še­nia aj pre ma­lé a stred­ne veľ­ké fir­my, kto­ré ich od ma­nuál­ne­ho spra­co­vá­va­nia fak­túr od­bre­me­nia, pop­ri­tom za­bez­pe­čia preh­ľad­ný ar­chív a zjed­no­du­šia tak ko­mu­ni­ká­ciu me­dzi nim a úč­tov­ník­mi.

Prib­liž­ne stov­ka pod­ni­ka­te­ľov a úč­tov­ní­kov v pos­led­ných troch me­sia­coch tes­to­va­la no­vé slo­ven­ské rie­še­nie po­nú­ka­jú­ce vý­ho­dy auto­ma­tic­ké­ho spra­co­va­nia fak­túr, kto­ré bež­ne vo sve­te vy­uží­va­jú skôr veľ­ké spo­loč­nos­ti. „Na­še do­te­raj­šie skú­se­nos­ti pod­po­re­né vý­sled­ka­mi reali­zo­va­nej tr­ho­vej štú­die nás utvr­dzu­jú v tom, že ras­tie zá­ujem o rie­še­nia, kto­ré do­ká­žu preh­ľad­ne trie­diť fak­tú­ry a bloč­ky v bez­peč­nom a vždy dos­tup­nom elek­tro­nic­kom ar­chí­ve na­mies­to kla­sic­ké­ho ša­nó­na ale­bo úlo­žis­ka na har­dis­ku.", po­ve­dal ria­di­teľ spo­loč­nos­ti Da­ta­mo­li­no An­drej Glézl.

Pa­perless Of­fi­ce ale­bo tzv. elek­tro­nic­ká kan­ce­lá­ria má na Slo­ven­sku per­spek­tí­vu, len si mu­sí pre­ra­ziť ces­tu hal­da­mi pa­pie­rov, kto­ré nás na pra­co­vis­kách ob­klo­pu­jú. Elek­tro­nic­kú služ­bu tes­to­va­li aj živ­nos­tník Ro­bert Gyo­ri i da­ňo­vý po­rad­ca a audí­tor Ivan Bo­še­la. Gyo­ri si poch­va­ľu­je, že pre­pi­so­va­niu fak­túr dal zbo­hom: „Sta­čí ak fak­tú­ry os­ke­nu­jem ale­bo pou­ži­jem rov­no tie, kto­ré som dos­tal elek­tro­nic­ky emai­lom. Jed­no­du­chým prí­ka­zom si vy­expor­tu­jem sú­bo­ry a nás­led­ne ich im­por­tu­jem do svoj­ho úč­tov­né­ho prog­ra­mu. Je to zlo­mok ča­su, kto­rý by som pot­re­bo­val na za­úč­to­va­nie ma­nuál­nym spô­so­bom", ho­vo­rí Gyo­ri. Webo­vé služ­by fun­gu­jú tak jed­no­du­cho ako e-mai­lo­vá schrán­ka po­nú­ka­jú­ca prís­tup z ľu­bo­voľ­né­ho za­ria­de­nia s prís­tu­pom na inter­net.

Ivan Bo­še­la z fir­my Ac­cept Audit & Con­sul­ting tiež vi­dí veľ­ký prí­nos v on­li­ne prís­tu­pe k fak­tú­ram v preh­ľad­nom us­po­ria­da­ní: „Pred­sta­vu­je to pre pou­ží­va­te­ľa zvý­še­nie kom­for­tu op­ro­ti ma­ni­pu­lá­cii s fy­zic­ký­mi dok­lad­mi. Služ­ba mô­že mať pre na­šu spo­loč­nosť veľ­ký po­ten­ciál v ob­las­ti ze­fek­tív­ne­nia prá­ce na­šich za­mes­tnan­cov a ús­po­ry ich ča­su", po­ve­dal Bo­še­la.

Pod­ľa švaj­čiarskej štú­die o elek­tro­nic­kej fak­tu­rá­cii Billen­tis Re­port 2014 sa v Euró­pe roč­ne vy­sta­ví prib­liž­ne 35 mi­liárd fak­túr a bloč­kov. Len tre­ti­na z toh­to množ­stva sa spra­cu­je elek­tro­nic­ky. Jej auto­ri vy­po­čí­ta­li, že nák­la­dy na spra­co­va­nie fak­tú­ry (pa­pier, za­sie­la­nie fak­tú­ry poš­tou, ar­chi­vá­cia, pra­cov­ná si­la, kto­rá ruč­ne pre­pi­su­je fak­tú­ry) sa po­hy­bu­jú me­dzi 5-15 eura­mi v zá­vis­los­ti od kra­ji­ny. Štú­dia kon­šta­tu­je, že auto­ma­tic­ké spra­co­va­nie fak­túr má po­ten­ciál ušet­riť pod­ni­ka­te­ľom 60%-80% nák­la­dov, ne­ho­vo­riac o šet­re­ní prí­ro­dy, na­koľ­ko z jed­né­ho stro­mu vy­ro­bia prib­liž­ne 9000 ku­sov pa­pie­ra.



Ohodnoťte článok:
   
 

24 hodín

týždeň

mesiac

Najnovšie články

Na trh pri­chá­dza te­le­fón Ho­nor 7 Pre­mium Gold lep­šia ver­zia Ho­no­ru 7
Značka mobilných telefónov Honor predstavuje vylepšenú verziu svojho 5,2 "smartphonu Honor 7. čítať »
 
ČR: Sviž­ná zá­ba­va: AOC pred­sta­vu­je 4K mo­ni­tor s tech­no­ló­giou Adap­ti­ve-Sync
Společnost AOC představuje nový 4K UHD monitor U2879VF, kombinující vysokou kvalitu obrazu s elegantním designem a rychlým HDMI 2.0 konektorem. čítať »
 
ČR: ASUS RT-AC88U - rou­ter s rých­los­ťou až 3167 Mb/s, her­ným ak­ce­le­rá­to­rom a ôs­mi­mi por­ta­mi Gi­ga­bit LAN
ASUS představil dvoupásmový bezdrátový 802.11ac router RT-AC88U s anténami v konfiguraci 4x4 (čtyři pro příjem, čtyři pro přenos). čítať »
 
Bo­nu­so­vý kre­dit pre dr­ži­te­ľov Pri­ma ka­riet a zľa­va na služ­by na op­ti­ke
Rodiny, ktoré s obľubou využívajú službu Navzájom zadarmo, sa môžu tešiť z ďalšej novinky, vďaka ktorej je táto služba ešte výhodnejšia. čítať »
 
ČR: Čes­ká te­le­ví­zia si vy­bra­la Veeam Avai­la­bi­li­ty Sui­te pre za­bez­pe­če­nie pre­vádz­ky nep­retr­ži­té­ho te­le­víz­ne­ho vy­sie­la­nia
Veeam® Software, inovativní poskytovatel Řešení dostupnosti pro velké podniky (Availability for the Always-On Enterprise™), dnes oznámil, že Česká televize implementovala Veeam Availability Suite pro správnou a nepřetržitou funkčnost kritických aplikací a systémů. čítať »
 
Vy­skla­daj­te si vy­sní­va­ný smar­tfón s Pou­káž­ka­mi na za­ria­de­nie
O2 už viac ako dva roky umožňuje zákazníkom získať vďaka bonusom na telefón aj viac zariadení k jednému O2 Paušálu. čítať »
 
ČR: iNELS v New Del­hi
Hlavní město Indie New Dehli otevřelo dveře modernímu projektu Smart City. A česká firma ELKO EP se uchází o výběrové řízení jako dodavatel výrobků. čítať »
 
TP-LINK expan­du­je na trh smar­tfó­nov so za­ria­de­ním Nef­fos
Spoločnosť TP-LINK, najväčší svetový dodávateľ zariadení pre bezdrôtové siete Wi-Fi, nedávno predstavila novú sériu inteligentných telefónov s označením Neffos. čítať »
 
 
 
  Zdieľaj cez Facebook Zdieľaj cez Google+ Zdieľaj cez Twitter Zdieľaj cez LinkedIn Správy z RSS Správy na smartfóne Správy cez newsletter