Ako na to: Automatické spracovanie dokumentov pre začiatočníkov

Bez­pa­pie­ro­vá kan­ce­lá­ria, di­gi­ta­li­zá­cia do­ku­men­tov a auto­ma­tic­ké spra­co­va­nie fak­túr - pod­ľah­li ste už aj vy tým­to tren­dom ale­bo nad tým len uva­žu­je­te? Niet di­vu, na pr­vý poh­ľad sa zdá byť zrej­mé, že ak za­čne­me na­mies­to ma­nuál­ne­ho pre­pi­so­va­nia fak­túr či iných do­ku­men­tov s ich di­gi­ta­li­zá­ciou a auto­ma­tic­kým vy­ťa­žo­va­ním dát, mu­sí­me na ich spra­co­va­ní tou­to for­mou ušet­riť, spra­co­va­nie zrý­chliť a byť te­da efek­tív­nej­ší v kaž­dom oh­ľa­de.

Je to ale sku­toč­ne tak? Eš­te pred­tým ako sa vr­hne­te na 'tren­dy' vy­ťa­žo­va­nie dok­la­dov, po­lož­te si naj­skôr niek­to­ré zo zá­klad­ných otá­zok.

Akí 'kul­ti­vo­va­ní' sú va­ši do­dá­va­te­lia

Zjed­no­du­še­ne mô­že­me kon­šta­to­vať, že ak má­te na vstu­pe nek­va­lit­nú fak­tú­ru vy­tla­če­nú na nek­va­lit­nom pa­pie­ri, prí­pad­ne rôz­nu fa­reb­nú kom­bi­ná­ciu po­za­dia, textu a lo­ga, ne­mô­že­te oča­ká­vať kva­lit­ný vý­stup. Sa­mot­ná di­gi­tál­na po­do­ba bu­de v po­riad­ku, ale vy­ťa­že­né dá­ta bu­de eš­te pot­reb­né ma­nuál­ne va­li­do­vať. Šan­ca pl­nej auto­ma­ti­zá­cie vy­ťa­že­nia je te­da níz­ka.

Spra­co­va­nie pa­pie­ra vás vy­jde vždy dra­ho

Moh­lo by sa zdať, že ske­no­va­nie a nás­led­né vy­ťa­že­nie dok­la­du je za­čiat­kom pro­ce­su. Av­šak, nie je to vždy tak. V prí­pa­de, že sa pus­tí­te do vy­ťa­žo­va­nia pa­pie­ro­vých dok­la­dov, po­čí­taj­te s prá­ca­mi ako roz­trie­de­nie dok­la­dov, ich roz­spin­ko­va­nie, prí­pad­ne ole­pe­nie čia­ro­vých kó­dov a po­dob­ne. Až po­tom nas­le­du­je sa­mot­ná di­gi­ta­li­zá­cia a vy­ťa­že­nie dok­la­du. Na tie­to príp­rav­né čin­nos­ti sa čas­to za­bú­da, av­šak prá­ve oni tvo­ria pod­stat­nú časť nák­la­du za vy­ťa­žo­va­nie. Vý­raz­ne ušet­riť nák­la­dy sa vám po­da­rí len v prí­pa­de, že je vám do­dá­va­teľ schop­ný za­sie­lať fak­tú­ru už v elek­tro­nic­kom for­má­te, a to aj keď v neš­truk­tú­ro­va­nom PDF sú­bo­re.

Kto­ré dá­ta z dok­la­dov pot­re­bu­je­te

Dô­le­ži­té je ve­dieť, kto­ré dá­ta z fak­túr či do­ku­men­tov sku­toč­ne pot­re­bu­je­te vy­ťa­žiť. Pot­re­bu­je­te 'iba' hla­vič­ko­vé úda­je, ale­bo aj riad­ky? Nie je efek­tív­ne vy­ťa­žo­vať všet­ky dá­ta, za­me­raj­te sa pre­to rad­šej len na úda­je, kto­ré nao­zaj pot­re­bu­je­te.

Sta­nov­te si jas­ný cieľ

Sta­nov­te si jas­ný cieľ, čo pri­már­ne od vy­ťa­žo­va­nia fak­túr oča­ká­va­te. Chce­te ušet­riť nák­la­dy ale­bo chce­te vy­rie­šiť elek­tro­nic­ké schva­ľo­va­nie ná­ku­pov či inú ob­lasť? To­to všet­ko má vplyv na ko­neč­ný kon­cept rie­še­nia. Ak je pri­már­ny cieľ schva­ľo­va­cí pro­ces, vy­ťa­žo­va­nie dok­la­dov mô­že byť na prí­ťaž a schva­ľo­va­nie vy­rieš­te rad­šej jed­no­du­chou di­gi­ta­li­zá­ciou a ma­nuál­nym pre­pi­som 2-3 zá­klad­ných po­lí.

OCR Sys­tém je 'ži­vý' or­gan­izmus

Prip­rav­te sa na to, že ús­peš­nosť vy­ťa­že­nia jed­not­li­vých opa­ku­jú­cich sa dok­la­dov mô­že byť vždy iná. Na vy­ťa­že­nie dok­la­du z pa­pie­ra vplý­va to­tiž množ­stvo fak­to­rov, a to aj ba­nál­ny ako už spo­mí­na­ná kva­li­ta pa­pie­ra, čis­to­ta ske­no­va­cie­ho za­ria­de­nia a po­dob­ne. Zá­ro­veň sa me­nia pos­tup­ne aj po­žia­dav­ky na vy­ťa­žo­va­né po­lia, nap­rík­lad v dôs­led­ku le­gis­la­tív­nej zme­ny, ke­dy pri­bud­ne no­vá úro­veň DPH a po­dob­ne.

Out­sour­cuj­te

V prí­pa­de te­da, že sa roz­hod­ne­te pre elek­tro­nic­ké spra­co­va­nie pa­pie­ro­vých fak­túr či iných dok­la­dov, má­te v prin­cí­pe dve mož­nos­ti. Drah­šou mož­nos­ťou je za­kú­pe­nie vlas­tné­ho OCR sof­tvé­ru, lac­nej­šou va­riá­ciou je out­sour­cing tej­to služ­by. Pri out­sour­cin­gu vám do­dá­va­teľ za­bez­pe­čí kom­plexné služ­by sú­vi­sia­ce s vy­ťa­žo­va­ním dok­la­dov vrá­ta­ne trie­de­nia, le­pe­nia čia­ro­vých kó­dov, ske­no­va­nia, dopl­ne­nia pot­reb­ných úda­jov a ar­chi­vá­cie a do­ká­že vám za­bez­pe­čiť prís­tup k spra­co­va­ným dá­tam už do 24 ho­dín od ich do­ru­če­nia.

Fun­guj­te bez­pa­pie­ro­vo

Ideál­nym rie­še­ním je však, ak prej­de­te z „pa­pie­ro­vé­ho" rie­še­nia pria­mo na EDI, IS­DOC či self billing. Bu­de to roz­hod­ne krok správ­nym sme­rom. Pa­pie­ro­vé dok­la­dy pos­tup­ne miz­nú z náš­ho pro­fe­sij­né­ho ži­vo­ta a bu­de to­mu tak aj na­ďa­lej. Nas­ved­ču­je to­mu aj le­gis­la­tí­va, kto­rá pres­tá­va pos­tup­ne pa­pie­ro­vé do­ku­men­ty strik­tne vy­ža­do­vať.


Ohodnoťte článok:
 
 
 

24 hodín

týždeň

mesiac

Najnovšie články

Sta­ne sa z Pi­ra­te Bay naj­väč­šia strea­min­go­vá služ­ba na sve­te?
Vďaka doplnku pre prehliadače Chrome, Firefox alebo Internet Explorer s názvom Torrenty-Time sa web The Pirate Bay premenil na najväčší svetový portál na streaming videa. čítať »
 
Fa­ce­book mu­sí pres­tať sle­do­vať webo­vé ak­ti­vi­ty ľu­dí, aj keď ne­vyu­ží­va­jú Fa­ce­book
Francúzske úrady dali spoločnosti Facebook tri mesiace na to, aby prestala bez povolenia sledovať webovú aktivitu ľudí, ktorí nevyužívajú jej služby. čítať »
 
SK-NIC: Na Slo­ven­sku je viac ako 336-ti­síc do­mén a naj­viac sa ich za­čí­na na pís­me­no S
Správca národnej domény .sk neustále eviduje trendy vo vývoji počtu domén. Z toho napríklad vidno, že za rok 2015 bolo zaregistrovaných až 21 595 tzv. prvoregistrácií. Pozrite si ďalšie štatistiky z kuchyne SK-NICu, a. s. čítať »
 
Fa­ce­book opäť me­ní al­go­rit­mus News Fee­du. Kto­ré prís­pev­ky uvi­dí­te ako pr­vé?
Facebook oznámil na svojom blogu, že opäť mení algoritmus News Feed, aby sa používateľom nezobrazovali príspevky, ktoré nechcú vidieť. čítať »
 
YouTu­be vraj chys­tá ži­vé 360° vi­deos­trea­my pre vir­tuál­nu reali­tu
Zástupcovia YouTube na stretnutí s výrobcami kamier vyhlásili, že pracujú na možnosti živého streamovania 360-stupňového videa. čítať »
 
Pre­zi­dent za­lo­žil inter­ne­to­vú strán­ku ve­rej­ná ob­jed­náv­ka
Prezident Andrej Kiska založil internetovú stránku s názvom verejnaobjednavka.sk, ktorú spúšťa ako občan Slovenskej republiky. Ako pre médiá uviedol, je potrebné vytvoriť jednoznačnú verejnú objednávku, aby politici cítili tlak a riešili veci, ktoré riešiť treba. čítať »
 
Yahoo má pre­púš­ťať, prob­lé­my jej ro­bí Goog­le a Fa­ce­book
Šéfka spoločnosti Yahoo Inc. Marissa Mayerová predstaví plán škrtov v nákladoch, ktorý bude zahŕňať zníženie počtu pracovných miest o 15 % a zatvorenie niekoľkých divízií. čítať »
 
Wra­pi­fy vo­di­čom za­pla­tí, ak ne­cha­jú svo­je auto pre­me­niť na po­jaz­dnú rek­la­mu
Prevádzkovať auto nie je lacná záležitosť. Pohonné hmoty, poistenie, údržba -náklady rýchlo rastú. A práve tu by chcel pomôcť startup Wrapify, ktorý ponúka vodičom peniaze za to, ak si nechajú svoje vozidlo „obaliť" reklamou. čítať »
 
 
 
  Zdieľaj cez Facebook Zdieľaj cez Google+ Zdieľaj cez Twitter Zdieľaj cez LinkedIn Správy z RSS Správy na smartfóne Správy cez newsletter