IT outsourcing

IT outsourcing – za a proti

Kaž­dá fir­ma sa už ur­či­te poh­rá­va­la s my­šlien­kou nie­čo zo svo­jich nie pri­már­nych ak­ti­vít out­sour­co­vať. Do­vo­lí­me si pred­pok­la­dať, že naj­čas­tej­šie ob­las­ti na out­sour­cing na Slo­ven­sku sú úč­tov­níc­tvo a in­for­mač­né tech­no­ló­gie.

Slo­vo out­sour­cing po­chá­dza z an­glič­ti­ny a zna­me­ná zís­ka­va­nie zdro­jov z exter­né­ho pros­tre­dia. IT out­sour­cing mô­že­me pod­ľa spo­loč­nos­ti Gar­tner de­fi­no­vať ako vy­uži­tie exter­né­ho pos­ky­to­va­te­ľa IT slu­žieb na efek­tív­ne za­bez­pe­če­nie pod­ni­ko­vých IT pro­ce­sov, ap­li­kač­ných slu­žieb a infra­štruk­túr­nych rie­še­ní. Väč­ši­na de­fi­ní­cií IT out­sour­cin­gu sa zho­du­je v tom, že ide o tran­sfer IT slu­žieb. Ten­to tran­sfer sa pos­ky­tu­je po­čas do­hod­nu­tej do­by a za fi­nan­čnú kom­pen­zá­ciu. Pri roz­ho­do­va­ní sa o tom, či ísť ces­tou out­sour­cin­gu, ale­bo nie, sa tre­ba po­zrieť na je­ho pred­nos­ti a ne­dos­tat­ky z poh­ľa­du kon­krét­nej spo­loč­nos­ti. Po­kú­si­me sa te­da su­már­ne opí­sať hlav­né vý­ho­dy a ne­vý­ho­dy tej­to for­my ná­ku­pu slu­žieb a ak­ti­vít.

Vý­ho­dy

Exis­tu­je ve­ľa dô­vo­dov, pre­čo sa IT out­sour­cing op­la­tí. Ho­dí sa pre akú­koľ­vek spo­loč­nosť, kto­rej nie­čo po­mô­že vy­rie­šiť. Je to­tiž vhod­ným rie­še­ním niek­to­rých ma­na­žér­skych sta­ros­tí. Naj­mä vte­dy, keď sú nák­la­dy na IT pri­vy­so­ké ale­bo je ich náv­rat­nosť sla­bá, prí­pad­ne ide iba o pod­por­nú čin­nosť. Ta­kis­to sa op­la­tí, ak má­te vo svo­jom IT ne­po­ria­dok a ne­mô­že­te si do­vo­liť za­mes­tnan­ca, kto­rý aj tak nez­vlá­da vy­rie­šiť všet­ky prob­lé­my.

Spo­me­dzi ďal­ších dô­vo­dov by sme moh­li spo­me­núť, že služ­by sú dos­tup­né 365 dní v ro­ku, tím pro­fe­sio­ná­lov do­ká­že eli­mi­no­vať zly­ha­nie jed­not­liv­ca, ne­mož­no opo­me­núť ani kva­lit­nú ko­mu­ni­ká­ciu a kon­zul­tá­cie. Zmluv­ným vzťa­hom sa od­stra­ňu­je aj ne­kon­cep­čnosť, ab­sen­cia zá­ruk a ter­mí­nov op­ra­vy po­ru­chy a strie­da­nie sa servisn­ých tech­ni­kov.

Me­dzi hlav­né prí­no­sy IT out­sour­cin­gu mô­že­me za­ra­diť:

  • Fi­nan­čné ús­po­ry:

     - Niž­šie per­so­nál­ne nák­la­dy na zá­kla­de ús­por z roz­sa­hu
     - Pred­ví­da­teľ­né nák­la­dy za do­da­né služ­by
     - Zní­že­nie ka­pi­tá­lo­vých vý­dav­kov na IT fun­kcie (tran­sfor­má­cia
       ka­pi­tá­lo­vých vý­dav­kov na pre­vádz­ko­vé)

  • Šir­šia zna­los­tná bá­za väč­šie­ho a skú­se­nej­šie­ho tí­mu v out­sour­cin­go­vej spo­loč­nos­ti (prís­tup k no­vým tech­no­ló­giám, štan­dar­di­zá­cia a zlep­še­nie pro­ce­sov v IT, prís­tup k via­ce­rým IT pro­fe­sio­ná­lom, im­ple­men­tá­cia pos­tu­pov ove­re­ných praxou a iné)
  • Žiad­ne prob­lé­my s do­vo­len­ka­mi, cho­ro­ba­mi a iný­mi vý­pad­ka­mi za­mes­tnan­cov
  • Od­bú­ra­nie po­vin­nos­tí ma­naž­men­tu, umož­ne­nie lep­šie­ho sús­tre­de­nia sa na hlav­né pod­ni­ka­nie
  • Zvý­še­nie dos­tup­nos­ti a rých­los­ti pos­ky­to­va­nia vy­čle­ne­ných ak­ti­vít
  • Flexibi­li­ta a kon­tro­la - v prí­pa­de pot­re­by mô­že or­ga­ni­zá­cia rých­lo zvý­šiť, resp. zní­žiť ob­jem na­ku­po­va­ných slu­žieb a mô­že aj flexibil­ne zme­niť par­tne­ra

Ne­vý­ho­dy

Vždy, keď fir­ma pos­ky­tu­je nie­ko­mu zod­po­ved­nosť za ur­či­tý as­pekt jej biz­ni­su, či už ide o pri­ja­tie no­vé­ho za­mes­tnan­ca, ale­bo vý­ber exter­né­ho do­dá­va­te­ľa slu­žieb, pod­stu­pu­je ri­zi­ko. Ma­na­žé­ri sa mô­žu pý­tať, či pri­ja­li správ­ne­ho za­mes­tnan­ca, či vy­bra­li vhod­nú fir­mu, či bu­de ten­to sub­jekt vy­ko­ná­vať ur­če­né čin­nos­ti zod­po­ved­ne a pro­fe­sio­nál­ne.

Pre­to na mi­ni­ma­li­zo­va­nie ri­zi­ka je vhod­né poz­nať vop­red všet­ky ne­vý­ho­dy spo­je­né s da­nou voľ­bou:

  • Mož­ná stra­ta kon­tro­ly nad pod­ni­ko­vý­mi pro­ces­mi
  • Niek­to­ré IT fun­kcie nie je jed­no­du­ché out­sour­co­vať
  • Prob­lé­my spo­je­né s kva­li­tou zís­ka­va­ných slu­žieb a ich do­da­cím ča­som
  • Niž­šie prí­no­sy z IT out­sour­cin­gu, ako bo­li oča­ká­va­né (ťaž­kos­ti s ur­če­ním prí­no­sov)
  • Bez­peč­nos­tné ri­zi­ko z dô­vo­du prís­tu­pu tre­tej oso­by k úda­jom fir­my
  • Ne­ga­tív­ny vplyv na pod­ni­ko­vú stra­té­giu z dô­vo­du, že exter­ná fir­ma ne­poz­ná pot­re­by a po­žia­dav­ky pod­ni­ku tak ako je­ho inter­ní za­mes­tnan­ci
  • Zá­vis­losť od pos­ky­to­va­te­ľa IT slu­žieb
  • Zní­že­nie mo­rál­ky exis­tu­jú­cich za­mes­tnan­cov v prí­pa­de, ak je pre­pus­te­ný inter­ný za­mes­tna­nec fir­my a nah­ra­dí ho exter­ný do­dá­va­teľ

Ako mi­ni­ma­li­zo­vať ri­zi­ko

V pr­vom ra­de sa mu­sí jas­ne de­fi­no­vať, kto­ré služ­by sa bu­dú out­sour­co­vať. Pri ich ur­čo­va­ní si tre­ba zvo­liť stra­té­giu ob­sta­ra­nia no­vé­ho pos­ky­to­va­te­ľa tých­to slu­žieb, pri­čom ne­mož­no opo­me­núť pri zos­ta­vo­va­ní tej­to stra­té­gie ani ri­zi­ká. Pla­tí zá­sa­da, že čím je pre fir­mu služ­ba stra­te­gic­kej­šia, tým je vy­ššie ri­zi­ko.

Pri vý­be­re pos­ky­to­va­te­ľa je ne­vyh­nut­né pre­ve­riť si je­ho zá­ze­mie. Do­dá­va­teľ by mal mať dos­ta­tok zdro­jov na to, aby ve­del pok­ryť úlo­hy po­ža­do­va­né od ne­ho. Pod zdroj­mi mô­že­me ro­zu­mieť dos­ta­tok per­so­nál­nych ka­pa­cít, fi­nan­čných zdro­jov, tech­nic­ké­ho vy­ba­ve­nia a iné. Pri­tom mu­sí­me dbať aj na to, aby bol schop­ný rásť s na­šou fir­mou a v prí­pa­de jej roz­ší­re­nia jej pos­ky­tol rov­na­ko kva­lit­né služ­by. O pos­ky­to­va­te­ľo­vi asi naj­viac po­ve­dia je­ho re­fe­ren­cie, pre­to je vhod­né vy­pý­tať si kon­takt na niek­to­ré fir­my z je­ho re­fe­ren­cií a te­le­fo­nic­ky si ove­riť spo­koj­nosť s je­ho služ­ba­mi.

Pri vý­be­re IT out­sour­cin­go­vé­ho par­tne­ra ne­mož­no za­bú­dať na to, že kaž­dý správ­ca IT má prís­tup ku všet­kým fi­rem­ným dá­tam. Pre­to sa pri vy­jed­ná­va­ní kon­trak­tu mu­sí za­bez­pe­čiť to, aby bo­li dá­ta or­ga­ni­zá­cie v bez­pe­čí. V pr­vom ra­de tre­ba v zmlu­ve za­hr­núť tie­to dá­ta do ob­las­ti ob­chod­né­ho ta­jom­stva a aj vy­me­dziť spô­so­by, ako bu­dú dá­ta fy­zic­ky a aj sof­tvé­ro­vo chrá­ne­né a zá­lo­ho­va­né.

V ob­las­ti vý­ko­nu do­dá­va­te­ľa a kva­li­ty do­dá­va­ných slu­žieb je vhod­né uza­vrieť zmlu­vu o úrov­ni slu­žieb (SLA - servic­e-le­vel ag­ree­ment). SLA de­fi­nu­je v kvan­ti­ta­tív­nom (mô­že aj v kva­li­ta­tív­nom) vy­jad­re­ní pod­mien­ky, za kto­rých sa služ­by do­dá­va­jú zá­kaz­ní­ko­vi. Jej ob­sa­hom mô­žu byť servisn­é ho­di­ny, dos­tup­nosť slu­žieb, úro­veň pod­po­ry, zod­po­ved­nos­ti, ob­me­dzenia a iné. Tre­ba sta­no­viť met­ri­ky pri mo­ni­to­ro­va­ných pro­ce­soch, na zá­kla­de kto­rých mož­no re­por­to­vať kva­li­tu zís­ka­va­ných slu­žieb a v prí­pa­de ne­dos­ta­toč­nej kva­li­ty tre­ba mať za­de­fi­no­va­né san­kcie vo­či do­dá­va­te­ľo­vi slu­žieb, naj­čas­tej­šie to bý­va­jú fi­nan­čné po­ku­ty.

Aj po vý­be­re par­tne­ra v ob­las­ti IT out­sour­cin­gu je vhod­né v or­ga­ni­zá­cii vy­brať oso­bu, kto­rá bu­de mo­ni­to­ro­vať vzá­jom­nú spo­lup­rá­cu. Od­po­rú­ča sa do­hod­núť aj spô­so­by ko­mu­ni­ká­cie.

Zá­ver

Pri ma­lých fir­mách je IT out­sour­cing lo­gic­ká voľ­ba, pri stred­ných a veľ­kých fir­mách skôr zá­le­ží na tom, kto­ré ob­las­ti je pre fir­mu vý­hod­nej­šie out­sour­co­vať a kto­ré ne­chať inter­ným za­mes­tnan­com. To­to roz­hod­nu­tie je pri kaž­dej fir­me in­di­vi­duál­ne. Cie­ľom out­sour­cin­gu je os­lo­bo­diť ma­naž­ment od sta­ros­tí a umož­niť mu ve­no­vať sa zá­klad­né­mu pod­ni­ka­niu, čím do­siah­ne ur­či­tú kon­ku­ren­čnú vý­ho­du. Sa­moz­rej­me, v kaž­dom prí­pa­de je pot­reb­né poz­nať všet­ky ar­gu­men­ty za a pro­ti pri kaž­dej z mož­nos­tí a v prí­pa­de roz­hod­nu­tia sa pre IT out­sour­cing tre­ba správ­nym prís­tu­pom čo naj­viac zní­žiť ri­zi­ko.

Autor: Ma­tej Čer­ný, Bu­si­ness Ma­na­ger, Al­faP­ro spol. s r.o.

Zdroj: IW 11-12/2014


Ohodnoťte článok:
   
 
 
  Zdieľaj cez Facebook Zdieľaj cez Google+ Zdieľaj cez Twitter Zdieľaj cez LinkedIn Správy z RSS Správy na smartfóne Správy cez newsletter