Podnikový informačný systém ako katalyzátor zmien?

Pod­ni­ko­vý in­for­mač­ný sys­tém (ERP) mô­že byť vhod­ným ka­ta­ly­zá­to­rom zmien a dô­le­ži­tým fak­to­rom na do­siah­nu­tie stra­te­gic­kej po­zí­cie spo­loč­nos­ti.

Ve­ľa spo­loč­nos­tí pou­ží­va ERP z čias pred krí­zou z ro­ku 2009 a pri in­ves­to­va­ní do IT sú po mno­hých rôz­nych skú­se­nos­tiach opatr­ní. Niet sa čo­mu ču­do­vať. No­vý ERP je zvy­čaj­ne kri­tic­ký mo­ment pre fi­nan­čné­ho ria­di­te­ľa - neús­peš­ná ale­bo nes­ko­rá im­ple­men­tá­cia sa mu mô­že stať osud­nou.

Na pr­vý poh­ľad sa mô­že zdať, že zme­na ale­bo do­kon­ca vý­me­na sys­té­mu ERP je zdĺha­vý, kom­pli­ko­va­ný a v kaž­dom prí­pa­de veľ­mi po­ma­lý pro­ces. No za pos­led­ných pár ro­kov sme na­priek fi­nan­čno-eko­no­mic­kej krí­ze sved­ka­mi fun­da­men­tál­ne­ho po­su­nu aj v tej­to ob­las­ti. Sys­té­my ERP na­be­ra­jú na dô­le­ži­tos­ti z rôz­nych hľa­dísk, ako sú nap­rík­lad:

- dos­tup­nosť pros­tred­níc­tvom mo­bil­ných za­ria­de­ní, resp. clou­du
- orien­tá­cia na zá­kaz­ní­ka a jej do­sah na fun­kcio­na­li­ty ERP
- vy­uži­tie dát zo so­ciál­nych sie­tí (So­cial ERP)
- uľah­če­nie fi­nan­čno-eko­no­mic­ké­ho ria­de­nia

Pot­re­ba ak­tua­li­zá­cie ale­bo do­kon­ca vý­me­ny sys­té­mu ERP spô­so­be­ná pot­re­bou za­bez­pe­če­nia uve­de­ných fun­kcio­na­lít sa pre­to stá­va prio­ri­tou pre ma­lé a stred­né pod­ni­ky, ale aj pre veľ­ké nad­ná­rod­né kor­po­rá­cie.

Dos­tup­nosť ERP

V sú­čas­nos­ti už asi má­lok­to po­chy­bu­je o tom, že mo­bi­li­ta pred­sta­vu­je vý­znam­ný trend. Exeku­tí­va, vý­kon­ní ma­na­žé­ri a aj bež­ní za­mes­tnan­ci ma­jú pot­re­bu pra­co­vať s in­for­má­cia­mi v reál­nom ča­se bez oh­ľa­du na to, kde sa mo­men­tál­ne na­chá­dza­jú. Mo­bi­li­ta a dos­tup­nosť in­for­má­cií na akom­koľ­vek mies­te, v akom­koľ­vek ča­se a na akom­koľ­vek za­ria­de­ní (tab­let, no­te­book, smar­tfón, PC atď.) sa pre­to stá­va kľú­čo­vou vlas­tnos­ťou sys­té­mov ERP. Do­ba, keď prís­tup do sys­té­mu bol mož­ný iba zo sta­bil­né­ho PC umies­tne­né­ho na pra­cov­nom sto­le za­mes­tnan­ca, je dáv­no preč.

Orien­tá­cia na zá­kaz­ní­ka

Na­priek to­mu, že pod­ni­ko­vé in­for­mač­né sys­té­my sú di­zaj­no­va­né tak, aby spo­loč­nos­ti moh­li spra­cú­vať množ­stvo vnút­ro­fi­rem­ných tran­sak­cií na­prieč ce­lým ži­vot­ným cyk­lom (od pri­ja­tia a spra­co­va­nia ob­jed­náv­ky až po vy­sta­ve­nie a za­úč­to­va­nie fak­tú­ry), orien­tá­cia na kon­co­vé­ho zá­kaz­ní­ka sa stá­va čo­raz väč­šou prio­ri­tou aj pri reali­zo­va­ní tzv. back-of­fi­ce čin­nos­tí. Tú­to zme­nu fun­kcio­na­li­ty sys­té­mov ERP vní­ma­me ako jed­noz­nač­ný trend v ro­ku 2014. Tra­dič­né sys­té­my ERP bu­dú pre­to pos­tup­ne nah­ra­de­né tech­no­ló­gia­mi, po­mo­cou kto­rých bu­de mož­né za­bez­pe­čiť pre­po­je­nie so­ciál­nych a mo­bil­ných dát tak, ako sa to už de­je v ob­las­ti front-of­fi­ce rie­še­ní. Vý­sled­kom tej­to ini­cia­tí­vy bu­de to, že za­mes­tnan­ci pra­cu­jú­ci na front-of­fi­ce, ale aj na back-of­fi­ce bu­dú ove­ľa bliž­šie ku kon­co­vé­mu zá­kaz­ní­ko­vi.

So­cial ERP

Exis­tu­je ve­ľa ná­zo­rov na to, či so­ciál­ne mé­diá a s ni­mi sú­vi­sia­ce dá­ta a in­for­má­cie by ma­li ale­bo ne­ma­li byť ne­ja­kým spô­so­bom pre­po­je­né na sys­té­my ERP. Sa­moz­rej­me, že v dôs­led­ku tých­to no­vo­do­bých mož­nos­tí sa do­dá­va­te­lia sys­té­mov ERP po­po­náh­ľa­li s ini­cia­tí­vou, na zá­kla­de kto­rej mož­no dopl­niť do exis­tu­jú­cich rie­še­ní ERP no­vé ba­líč­ky fun­kcio­na­lít, za­bez­pe­ču­jú­cich prá­ve na­po­je­nie na so­ciál­ne mé­diá a vy­uží­va­nie dos­tup­ných in­for­má­cií. V sku­toč­nos­ti však eš­te nie je úpl­ne jas­né, či a akým spô­so­bom pred­sta­vu­je vy­uži­tie tých­to fun­kcio­na­lít pri­da­nú hod­no­tu pre spo­loč­nos­ti.

Uľah­če­nie fi­nan­čno-eko­no­mic­ké­ho ria­de­nia

Hlav­ná pri­da­ná hod­no­ta sys­té­mov ERP je za­bez­pe­če­ná pros­tred­níc­tvom nás­tro­ja, kto­rý kom­plexne pok­rý­va ob­chod­né pro­ce­sy spo­loč­nos­ti, za­bez­pe­ču­je auto­ma­tic­ké spra­co­va­nie tých­to pro­ce­sov vrá­ta­ne krí­žo­vých kon­trol pri je­ho prie­be­hu a pos­ky­tu­je pod­po­ru ply­nu­lé­ho vy­ko­ná­va­nia pod­ni­ko­vých čin­nos­tí so za­me­ra­ním na nák­la­do­vú efek­tív­nosť. Na za­bez­pe­če­nie uve­de­ných hlav­ných at­ri­bú­tov rie­še­ní ERP exis­tu­je v sú­čas­nos­ti nie­koľ­ko tren­dov, kto­ré ma­jú za cieľ uľah­čiť fi­nan­čno-eko­no­mic­ké ria­de­ne spo­loč­nos­ti. Ide hlav­ne o nas­le­du­jú­ce tren­dy:

  • Di­gi­ta­li­zá­cia - ne­dáv­ne zme­ny v európ­skej aj slo­ven­skej le­gis­la­tí­ve po­nú­ka­jú príl­eži­tosť na úpl­ný roz­mach elek­tro­nic­kej fak­tu­rá­cie. Di­gi­tál­na (de­ma­te­ria­li­zo­va­ná) fak­tú­ra ve­die k auto­ma­ti­zá­cii fak­tu­rač­né­ho pro­ce­su. Zni­žu­je po­čet ša­nó­nov, sto­li­čiek, zmen­šu­jú sa kan­ce­lár­ske pries­to­ry aj ar­chív. Čo je však naj­zau­jí­ma­vej­šie, urý­chľu­je cash flow. Čas me­dzi vy­tla­če­ním fak­tú­ry, pod­pí­sa­ním, za­sla­ním a ko­neč­ným do­ru­če­ním zá­kaz­ní­ko­vi sa to­tiž skrá­til na se­kun­dy. Di­gi­ta­li­zá­cia fak­tu­rá­cie však pri­ná­ša aj ús­ka­lia. Na­ras­tá po­žia­dav­ka na di­gi­tál­ne ar­chí­vy a zá­lo­ho­va­nie dát. Tre­ba pod­rob­ne pres­kú­mať kon­trol­né pro­ce­sy pri fak­tu­rá­cii a aj nas­ta­ve­nie op­ráv­ne­ní a roz­de­le­nia prá­vo­mo­cí v ERP, aby sa pre­diš­lo pod­vo­dom. Di­gi­tál­ny back-of­fi­ce je up­lat­ne­nie elek­tro­nic­kej ko­mu­ni­ká­cie pri spra­co­va­ní ob­jed­ná­vok, doš­lých fak­túr, kto­rým sa od­bú­ra­va čas a po­sú­va­nie pa­pie­ro­vých do­ku­men­tov pri schva­ľo­va­cích pro­ce­soch. Sa­moz­rej­me, len ak back-of­fi­ce fun­gu­je. Ak nie, nas­tá­va prob­lém s ne­vy­ba­ve­ný­mi ob­jed­náv­ka­mi, neschvá­le­ný­mi fak­tú­ra­mi, kto­ré ve­dia „náj­sť" len za­mes­tnan­ci zna­lí IT. Niek­to­ré fir­my si až v tom­to mo­men­te uve­do­mia pot­re­bu rie­šiť tie­to pro­jek­ty aj s kon­zul­tan­tom v ob­las­ti ma­na­žér­ske­ho po­ra­den­stva.
  • Das­hboar­dy - elek­tro­nic­ké nás­ten­ky s preh­ľa­dom kľú­čo­vých in­di­ká­to­rov vý­kon­nos­ti. Zni­žu­jú čas na príp­ra­vu re­por­tov. Sú k dis­po­zí­cii na stla­če­nie tla­čid­la, a nie 5 dní po me­sač­nej uzá­vier­ke. Vý­hod­ná je aj ich zúč­to­va­teľ­nosť a tran­spa­ren­tnosť. Prob­lé­mom je však pou­ži­teľ­nosť a vy­uži­tie v praxi, ak nie je dos­ta­toč­ne zla­de­né stre­dis­ko­vé a zá­kaz­ko­vé sle­do­va­nie fi­nan­čných in­for­má­cií v úč­tov­níc­tve s po­žia­dav­ka­mi na dá­ta pre das­hboard. Po­tom sa das­hboar­dy vy­uží­va­jú ako zá­klad­ný zdroj in­for­má­cií na príp­ra­vu ta­bu­liek v Exce­li, kde kaž­dý ma­na­žér za­hr­nu­je pot­reb­né úp­ra­vy, kto­ré pre­sa­hu­jú nas­ta­ve­nia fun­kčnos­tí a dá­to­vé zdro­je in­for­mač­né­ho sys­té­mu.
  • In­teg­rá­cia in­for­mač­ných sys­té­mov a zjed­no­te­nie dá­to­vej ar­chi­tek­tú­ry. Na vy­uži­tie das­hboar­dov ale­bo dá­to­vých ana­lýz tre­ba mať ur­či­tú kva­li­tu úda­jov na­prieč spo­loč­nos­ťou. Fir­my veľ­mi čas­to zá­pa­sia s ne­sú­la­dom úda­jov me­dzi ma­na­žér­skym a fi­nan­čným úč­tov­níc­tvom vi­nou rôz­nej dá­to­vej štruk­tú­ry a ne­mož­nos­ti ich pre­po­je­nia na dos­ta­toč­nom de­tai­le, resp. v inom ča­se ako po me­sač­nej uzá­vier­ke. In­teg­rá­cia sys­té­mov je fi­nan­čne ná­roč­ná. Sku­toč­né nák­la­dy nein­teg­ro­va­nia však pred­sta­vu­jú stra­ty z nep­res­nej ce­no­vej stra­té­gie mar­ke­tin­go­vej kam­pa­ne, nead­res­né­ho vy­hod­no­co­va­nia vý­kon­nos­ti, chy­by pri zos­ta­vo­va­ní me­sač­ných uzá­vie­rok a čas strá­ve­ný po­rov­ná­va­ním a od­súh­la­so­va­ním in­for­má­cií z rôz­nych sys­té­mov v Exce­li. Dnes sa veľ­mi ho­vo­rí o ino­vá­ciách. Str­nu­lá štruk­tú­ra ma­na­žér­ske­ho úč­tov­níc­tva a fi­rem­nou praxou za­uží­va­né alo­kač­né kľú­če na ro­zúč­to­va­nie nák­la­dov mô­žu skres­liť sku­toč­ný po­ten­ciál ino­vač­ných príl­eži­tos­tí v očiach vr­cho­lo­vé­ho ve­de­nia, kto­ré sa po­ze­rá hlav­ne na „čís­la".

Tie­to vy­bra­né té­my ma­jú spo­loč­ný me­no­va­teľ. Je ním kva­li­ta­tív­ny po­sun eko­no­mic­ké­ho od­de­le­nia z ro­ly stráž­cu správ­nos­ti úč­tov­ných tran­sak­cií, da­ní a fi­nan­čných zdro­jov sme­rom k stra­te­gic­kej úlo­he v spo­loč­nos­ti. Na­mies­to kon­tro­ly rôz­nych pod­kla­dov a príp­ra­vy re­por­tov strá­via viac ča­su spo­lup­rá­cou a ko­mu­ni­ká­ciou s iný­mi od­de­le­nia­mi pri plá­no­va­ní a sle­do­va­ní kľú­čo­vých ini­cia­tív.

Uve­de­né zme­ny sys­té­mov ERP sa bu­dú reali­zo­vať for­mou im­ple­men­tač­ných pro­jek­tov. Na zá­ver pre­to uvá­dza­me pár upo­zor­ne­ní, kto­ré po­va­žu­je­me za kľú­čo­vé na ús­peš­nú reali­zá­ciu pro­jek­tu.

Ana­ly­ti­ci zo spo­loč­nos­ti Gar­tner od­ha­du­jú, že 55 % až 75 % všet­kých pro­jek­tov ERP zly­há­va pri spl­ne­ní de­fi­no­va­ných (oča­ká­va­ných) pro­jek­to­vých cie­ľov. Ne­zá­le­ží na veľ­kos­ti pro­jek­tu ani na dĺžke je­ho tr­va­nia, ani na tom, či ide o jed­no­du­chý up­gra­de ale­bo im­ple­men­tá­ciu úpl­ne no­vé­ho rie­še­nia. Zá­le­ží však na správ­nej ko­mu­ni­ká­cii reali­zo­va­ných zmien. Dodr­ža­nie nas­le­du­jú­cich pár kro­kov mô­že vý­znam­ne po­môcť pri za­bez­pe­če­ní správ­nej ko­mu­ni­ká­cie o prip­ra­vo­va­nej zme­ne a ta­kis­to mô­že po­môcť pri zos­ta­ve­ní realis­tic­ké­ho plá­nu ús­peš­né­ho pro­jek­tu.

Nap­lá­nuj­te si ce­lý „vý­let": Príp­ra­va pro­jek­tu je kľú­čo­vá pre je­ho ús­pech

  • Zís­kaj­te účas­tní­kov vý­le­tu na svo­ju stra­nu - po­chop­te a ar­ti­ku­luj­te pot­re­bu zme­ny.
  • No­mi­nuj­te tých, kto­rí bu­dú up­ra­to­vať ne­po­ria­dok z vo­zov­ky - adek­táv­ne spon­zor­stvo a ve­de­nie pro­jek­tu sú kľú­čo­vý­mi fak­tor­mi ús­pe­chu.
  • Skon­tro­luj­te vý­hľad v spät­ných zr­kad­lách - po­ro­zu­mej­te exis­tu­jú­cej kul­tú­re biz­ni­su a his­to­ric­kým reak­ciám na zme­ny.

Vy­daj­te sa na ces­tu: Návrh a im­ple­men­tá­cia efek­tív­ne­ho rie­še­nia

  • Ko­ňa za­pria­haj­te dop­re­du pred koč - nas­tav­te správ­nu štruk­tú­ru pro­jek­tu a jas­ne za­de­fi­nuj­te ro­ly.
  • Prip­rav­te sa na ob­chádz­ky - nas­tav­te si pro­ces náv­ra­tu na plá­no­va­nú ces­tu for­mou ad­re­so­va­nia do­sa­hov na ľu­dí a pros­tred­níc­tvom zmien sprá­va­nia.
  • Ove­ruj­te si smer aj po­čas ces­ty - no­mi­nuj­te do pro­jek­tu „apoš­to­lov zme­ny", kto­rí vám zá­ro­veň pos­kyt­nú spät­nú väz­bu.
  • Po­čas ces­ty uč­te spo­lu­jaz­dcov šo­fé­ro­vať - zoz­bie­raj­te a vy­hod­noť­te po­žia­dav­ky na ško­le­nia a prip­rav­te si plán ško­le­ní na mie­ru.

Je to ces­ta, a nie cieľ: Kam sa po­be­rie­te spus­te­ní rie­še­nia do pre­vádz­ky

  • Zos­taň­te na pra­vej stra­ne vo­zov­ky - dôk­lad­ne nap­lá­nuj­te a do­dá­vaj­te pos­tim­ple­men­tač­nú pod­po­ru.
  • Pou­ži­te na­vi­gá­ciu GPS - za­vá­dzanie zmien zna­me­ná pred­ví­da­nie a zmier­ne­nie od­po­ru.
  • Pre­hliad­nu­tá od­boč­ka nez­na­me­ná ko­niec ces­ty - iden­ti­fi­kuj­te, rieš­te a zneš­kod­ni­te neo­ča­ká­va­né vply­vy.

Horovcak_Peter.jpg Pe­ter Ho­rov­čák
ria­di­teľ na od­de­le­ní con­sul­tin­gu, De­loit­te
pho­rov­cak@de­loit­te­ce.com

Bobocky_Jan.jpg Ján Bo­boc­ký
se­nior ma­na­žér na od­de­le­ní audi­tu, De­loit­te
jbo­boc­ky@de­loit­te­CE.com



Ohodnoťte článok:
   
 

24 hodín

týždeň

mesiac

Najnovšie články

Roz­ho­vor: Pre zá­kaz­ní­ka je kľú­čo­vé, keď server­ov­é rie­še­nia do­ká­žu rásť spo­lu s ním a s je­ho ak­tuál­ny­mi po­žia­dav­ka­mi
ĽUBOŠ ŠENKERY pôsobí od decembra 2007 ako produktový manažér pre oblasť štandardných serverov v spoločnosti HP. Venuje sa projektom predaja serverov HP ProLiant na slovenskom trhu. čítať »
 
Ná­kup tech­no­ló­gií v pod­ni­koch
V priebehu augusta 2014 uskutočnila redakcia Infoware v spolupráci so spoločnosťou GRENKELEASING, s.r.o., prieskum o nákupe technológií v podnikoch. čítať »
 
Re­por­táž: VMware vFO­RUM 2014
Softvérovo definovaný podnik, investičné a technologické stratégie, ako si môžu firmy udržiavať konkurencieschopnosť v ére mobilných riešení a cloudu, zotavenie po havárii komponentov IT infraštruktúry... To boli len niektoré z tém podujatia VMware vFORUM 2014, ktoré sa konalo v Prahe. čítať »
 
Tla­čo­vé za­ria­de­nia pre ma­lé, stred­né a veľ­ké fir­my
Zariadenia pre tlač dokumentov v podnikovom prostredí ako aj procesy ich využívania sa priebežne optimalizujú. čítať »
 
Ana­lý­za tr­hu – tla­čiar­ne, ko­pír­ky a mul­ti­fun­kčné za­ria­de­nia
Digitalizácia dokumentov a procesov s nimi súvisiacich spôsobila revolúciu v ukladaní, zdieľaní a výmene dokumentov. čítať »
 
TCO: Nao­zaj vie­te, aká je ce­na pre­vádz­ky IT?
Riešenia v oblaku priniesli viac jasna. Kým v minulosti bolo vyhodnocovanie celkových nákladov na vlastníctvo informačných technológií zložitým porovnávaním množstva položiek, cloud vyhodnocovanie viacerých možností jednoznačne zjednodušuje. čítať »
 
TCO vs. ROI ale­bo Je pre­vádz­ka IT iba nák­la­do­vá po­lož­ka?
Prevádzka IT sa typicky považuje za nákladovú položku. Je to však skutočne tak? Sú náklady jediné kritérium, podľa ktorého vieme rozhodnúť, ktorý model, služba, systém, riešenie je lepšie? čítať »
 
Da­ta­cen­ter Cla­ri­ty LC – tran­spa­ren­tnosť infra­štruk­tú­ry dá­to­vých cen-tier
Spoločnosť Siemens rozšírila portfólio pre dátové centrá o riešenie Datacenter Clarity LC. Ide o systém DCIM (Data Center Infrastructure Management), ktorý umožňuje prepojenie IT manažmentu s facility manažmentom. čítať »
 
 
 
  Zdieľaj cez Facebook Zdieľaj cez Google+ Zdieľaj cez Twitter Zdieľaj cez LinkedIn Správy z RSS Správy na smartfóne Správy cez newsletter