MPS – Managed Print Services

Sna­ha bez­peč­ne a efek­tív­ne tla­čiť po­ža­do­va­ný ob­sah z mo­bil­ných za­ria­de­ní, a to buď pros­tred­níc­tvom clou­du, ale­bo on-pre­mi­ses rie­še­ní, ak­ce­le­ru­je roz­voj tla­čo­vých slu­žieb a nú­ti fir­my pre­hod­no­tiť svo­ju stra­té­giu v ob­las­ti tla­če do­ku­men­tov.

Do hry zá­ro­veň vstu­pu­je sna­ha re­du­ko­vať nák­la­dy na IT zni­žo­va­ním poč­tu sie­ťo­vých a tla­čo­vých server­ov. IT od­de­le­nia si pre­to v mno­hých prí­pa­doch ne­ve­dia ra­dy, ako tú­to si­tuáciu rie­šiť. Vo fi­rem­nej sfé­re vply­vom naz­na­če­ných fak­to­rov ras­tie do­pyt po po­ra­den­stve a od­bor­ných zna­los­tiach nie­len v ob­las­ti ria­de­nia tla­če a pa­pie­ro­vých do­ku­men­tov, ale aj oh­ľad­ne kom­plexnej sprá­vy všet­kých fo­riem ob­sa­hu. Vý­cho­dis­kom je out­sour­cing tla­čo­vých slu­žieb.

Pos­ky­to­va­teľ slu­žieb MPS má hlav­nú zod­po­ved­nosť za reali­zá­ciu tla­čo­vých po­trieb zá­kaz­ní­ka vrá­ta­ne tech­nic­ké­ho vy­ba­ve­nia, pod­po­ry a servis­u tla­čiar­ní, za­bez­pe­če­nia spot­reb­né­ho ma­te­riá­lu na pre­vádz­ku.

Pos­ky­to­va­teľ tiež sle­du­je, ako sú jed­not­li­vé tla­čiar­ne vy­uži­té, mo­ni­to­ru­je spo­koj­nosť pou­ží­va­te­ľov a rie­ši prí­pad­né prob­lé­my. Ana­ly­zu­je zoz­bie­ra­né úda­je a reali­zu­je, prí­pad­ne od­po­ru­čí zá­kaz­ní­ko­vi úp­ra­vy pot­reb­né na ze­fek­tív­ne­nie pro­ce­sov a us­po­ko­je­nie me­nia­cich sa po­trieb pou­ží­va­te­ľov.

MPS sa za­vá­dza­jú väč­ši­nou vo fir­mách a or­ga­ni­zá­ciách s viac než 500 pou­ží­va­teľ­mi vo všet­kých prie­my­sel­ných od­vet­viach. Ho­ci MPS mô­žu vy­uží­vať­fir­my kaž­dej veľ­kos­ti vrá­ta­ne naj­men­ších, z op­ti­ma­li­zá­cie po za­ve­de­ní MPS naj­viac pro­fi­tu­jú veľ­ké fir­my, kto­ré ma­jú naj­zlo­ži­tej­šie a naj­me­nej efek­tív­ne pos­tu­py na kan­ce­lár­sku tlač.

Mo­ti­vá­cia na pri­ja­tie MPS

Služ­by sprá­vy tla­če do­ká­žu tran­sfor­mo­vať fir­mu - naj­prv zvý­še­ním cel­ko­vej efek­ti­vi­ty tla­če a nes­kôr pos­tup­ným pri­ná­ša­ním ús­por a zlep­šo­va­ním ob­chod­ných pro­ce­sov. Pod­ľa vý­sled­kov ana­lýz sú pri­már­ny­mi mo­ti­vač­ný­mi fak­tor­mi na pri­ja­tie MPS ús­po­ra nák­la­dov, op­ti­ma­li­zá­cia infra­štruk­tú­ry tla­če a udr­ža­teľ­nosť ži­vot­né­ho pros­tre­dia. Rov­na­ko dô­le­ži­tá je bez­peč­nosť a dô­ver­nosť pri prá­ci s fi­rem­ný­mi ma­te­riál­mi, sú­lad s inter­ný­mi na­ria­de­nia­mi, za­ve­de­nie jed­not­nej a cen­trál­ne ria­de­nej stra­té­gie v ob­las­ti tla­če, ar­chi­vá­cia tla­če­ných do­ku­men­tov, tran­sfor­má­cia vnút­ro­pod­ni­ko­vých pro­ce­sov, op­ti­ma­li­zá­cia vy­uži­tia tech­no­ló­gií tla­če, zní­že­nie množ­stva servisn­ých zá­sa­hov a zní­že­nie za­ťa­že­nos­ti zod­po­ved­ných pra­cov­ní­kov. Zjed­no­du­še­né IT pros­tre­die je spo­je­né aj so zvý­še­nou spo­koj­nos­ťou a efek­ti­vi­tou za­mes­tnan­cov, pre kto­rých je pou­ží­va­nie za­ria­de­ní na tlač jed­no­du­ché a bez­peč­né.

Kľú­čo­vý je vý­ber do­dá­va­te­ľa

MPS je kom­plex­ný ba­lík za­ria­de­ní, stra­té­gií, slu­žieb, sof­tvé­ru, pris­pô­so­be­ných rie­še­ní a kon­zul­tač­nej po­mo­ci. Sku­toč­nosť, že ide o ve­ľa rôz­no­ro­dých kom­po­nen­tov, kom­pli­ku­je vý­ber do­dá­va­te­ľa. Ta­kis­to čo­raz zlo­ži­tej­šia sprá­va a pa­ra­doxne aj pos­tup­ne sa zni­žu­jú­ci ob­jem tla­če sťa­žu­jú náj­de­nie op­ti­mál­ne­ho rie­še­nia. Ho­ci do­pyt po kla­sic­kej „kan­ce­lár­skej" tla­či aj na­ďa­lej pretr­vá­va, fir­my hľa­da­jú rie­še­nia, kto­ré umož­ňu­jú tlač z no­vých po­čí­ta­čo­vých plat­fo­riem a zo smar­tfó­nov a tab­le­tov.

Ho­ci MPS mô­že po­môcť zá­kaz­ní­kom op­ti­ma­li­zo­vať pro­ce­sy sú­vi­sia­ce s tla­čou, ve­ľa po­ten­ciál­nych ob­chod­ných vzťa­hov stros­ko­tá a MPS zá­kaz­ka sa ne­reali­zu­je. Prí­či­nou je naj­čas­tej­šie opor­tu­nis­tic­ký prís­tup pos­ky­to­va­te­ľa ale­bo zá­kaz­ní­ci si jed­no­du­cho ne­do­ká­žu vy­brať vhod­ný plán od správ­ne­ho pos­ky­to­va­te­ľa.

Pod­ľa zá­ve­rov ana­ly­ti­kov, kto­rí pres­kú­ma­li množ­stvo exis­tu­jú­cich aj navr­ho­va­ných zmlúv, pre­daj­co­via mô­žu - a čas­to to aj ro­bia - ozna­čiť všet­ky dru­hy pre­da­ja tla­čiar­ní ale­bo servisn­ých plá­nov plán ako MPS. Oča­ká­va­nia zá­kaz­ní­kov pri ta­kom­to prís­tu­pe lo­gic­ky ne­bu­dú spl­ne­né. Pre­to by sa zá­kaz­ní­ci pri vý­be­re pos­ky­to­va­te­ľa MPS ma­li ria­diť os­ved­če­ný­mi pos­tup­mi, ur­če­ný­mi pre fir­my vo všet­kých od­vet­viach.

mps1.jpg

Op­ti­ma­li­zač­ná stra­té­gia MPS (Gar­tner, 2013)

Po­sú­de­nie po­trieb po­má­ha iden­ti­fi­ko­vať mož­nos­ti, ako ušet­riť pe­nia­ze, zní­žiť plyt­va­nie, ze­fek­tív­niť prá­cu za­mes­tnan­cov a čo naj­viac zní­žiť po­žia­dav­ky na IT pod­po­ru. Vo fá­ze plá­no­va­nia by pos­ky­to­va­teľ MPS mal jas­ne vy­svet­liť svo­je zá­väz­ky aj to, akú po­moc bu­de po­ža­do­vať od zá­kaz­ní­ka. Po uzat­vo­re­ní zmlu­vy by pos­ky­to­va­teľ MPS mal prev­ziať zod­po­ved­nosť za ko­mu­ni­ká­ciu pos­tu­pu im­ple­men­tá­cie pro­jek­tu.

Tre­ba si po­lo­žiť otáz­ku, či MPS sa tý­ka tla­čiar­ní a mul­ti­fun­kčných za­ria­de­ní, kto­ré už zá­kaz­ník vlas­tní, ale­bo bu­dú k dis­po­zí­cii no­vé za­ria­de­nia ako sú­časť služ­by. Tie mô­žu byť vy­ro­be­né pos­ky­to­va­te­ľom MPS pod rov­na­kou znač­kou ale­bo po­chá­dza­jú od iné­ho vý­rob­cu. Dô­le­ži­té je, aby v ko­neč­nom dôs­led­ku bol vo fir­me op­ti­mál­ny po­čet a sor­ti­ment za­ria­de­ní - mul­ti­fun­kčné, čier­no­bie­le, fa­reb­né, s rôz­nym vý­ko­nom, vhod­nej veľ­kos­ti...

Do­pyt po tla­če­ných strán­kach pod­ľa pre­dik­cií kle­sá roč­ne v prie­me­re o 2 až 3 %, tak­že pod­mien­ky MPS mu­sia byť dos­ta­toč­ne flexibil­né, aby do­ká­za­li rea­go­vať na ten­to trend, rov­na­ko aj na zme­ny v ob­je­me tla­če sú­vi­sia­ce s me­nia­cou sa si­tuáciou u zá­kaz­ní­ka.

Vý­ber do­dá­va­te­ľa MPS je zvy­čaj­ne reali­zo­va­ný IT ale­bo ná­kup­ným od­de­le­ním v sú­čin­nos­ti s ďal­ší­mi za­in­te­re­so­va­ný­mi stra­na­mi, hlav­ne fi­nan­čným od­de­le­ním cez vý­be­ro­vé ko­na­nie (RFP). Kri­té­riá by ma­li byť vy­pra­co­va­né tak, aby sa v pro­ce­se vý­be­ru zú­čas­tni­li naj­me­nej dva­ja či tra­ja pos­ky­to­va­te­lia slu­žieb, čo je zá­ru­ka ob­jek­tív­nej sú­ťa­že. Od­po­rú­ča sa, aby ste si aj po vý­be­re pos­ky­to­va­te­ľa ne­chá­va­li od ne­ho pe­rio­dic­ky pred­lo­žiť ak­tuál­nu po­nu­ku kaž­dých tri až päť ro­kov. Zá­kaz­ní­ci, kto­rí tak­to pos­tu­pu­jú, pro­fi­tu­jú pod­ľa vý­sled­kov pries­ku­mov z niž­ších cien a ús­tre­to­vej­šie­ho prís­tu­pu pos­ky­to­va­te­ľa.

Me­dzi líd­rov v ma­gic­kom kvad­ran­te Gar­tne­ru pre Ma­na­ged Print Servic­es pa­tria (v abe­ced­nom po­ra­dí) spo­loč­nos­ti:

Ca­non - pod­ni­ka­nie spo­loč­nos­ti v ob­las­ti MPS je pos­ta­ve­né na jed­nej z naj­väč­ších pre­daj­ných a servisn­ých sie­tí na ce­lom sve­te pre mul­ti­fun­kčné za­ria­de­nia (MFP) a roz­siah­le pro­duk­to­vé ra­dy tla­čiar­ní for­má­tu A3. Služ­ba MPS s náz­vom Ma­na­ged Do­cu­ment Servic­es (MDS) je sme­ro­va­ná do ce­lej šká­ly prie­my­sel­ných od­vet­ví. Ca­non ak­tív­ne sle­du­je a pok­rý­va šir­šiu šká­lu veľ­kos­tí fi­riem a od­vet­ví než väč­ši­na kon­ku­ren­cie.

HP - spo­loč­nosť si zís­ka­la a udr­ža­la veľ­ké množ­stvo zá­kaz­ní­kov všet­kých veľ­kos­tí vo všet­kých od­vet­viach a vo všet­kých ob­las­tiach sve­ta. Služ­ba MPS od HP po­zos­tá­va z jed­né­ho glo­bál­ne­ho ba­lí­ka s rôz­ny­mi sú­bor­mi slu­žieb a fun­kcií, kto­ré sa me­nia v zá­vis­los­ti od po­trieb zá­kaz­ní­ka a špe­ci­fík re­gió­nu. HP po­má­ha svo­jim zá­kaz­ní­kom op­ti­ma­li­zo­vať ich pro­ce­sy tý­ka­jú­ce sa do­ku­men­tov a pod­ni­ko­vých pro­ce­sov hlav­ne v prie­my­sel­nom sek­to­re, no sna­ží sa o to aj v sek­to­re tel­co, mé­dií, zá­ba­vy, zdra­vot­níc­tva, ve­rej­ných slu­žieb, fi­nan­čných slu­žieb a pois­ťov­níc­tva. Vzhľa­dom na to vlas­tné za­ria­de­nia vy­rá­ba HP väč­ši­nou s for­má­tom A4, spo­lup­ra­cu­je so spo­loč­nos­ťou Ca­non a iný­mi vý­rob­ca­mi, kto­rí pos­ky­tu­jú mul­ti­fun­kčné za­ria­de­nia for­má­tu A3. Pre mno­hých veľ­kých zá­kaz­ní­kov HP je MPS roz­ší­re­ním kon­trak­tu na out­sour­cing infra­štruk­tú­ry.

Lexmark - špe­cia­li­zu­je sa na sek­to­ry, kto­ré sú ty­pic­ké veľ­kým ob­je­mom pro­ces­ne ria­de­nej tla­če, ako je ma­loob­chod, ban­kov­níc­tvo, pois­te­nie, ve­rej­ný sek­tor a zdra­vot­níc­tvo. Za­me­ria­va sa na za­ria­de­nia for­má­tu A4. Jed­not­ný plán sa up­ra­ví tak, aby sa pris­pô­so­bil pot­re­bám zá­kaz­ní­ka. Lexmark ne­dáv­no reali­zo­val ak­vi­zí­cie v ob­las­ti ria­de­nia pod­ni­ko­vé­ho ob­sa­hu (ECM) a ďal­ších ob­las­tí di­gi­ta­li­zá­cie do­ku­men­tov. Ta­kis­to znač­ne in­ves­to­val do sof­tvé­ru, pos­tu­pov, per­so­nál­ne­ho ob­sa­de­nia a ško­le­nia za­mes­tnan­cov v ob­las­ti MPS.

Ri­coh - veľ­mi účin­ne mo­bi­li­zu­je svo­je roz­vet­ve­né ce­los­ve­to­vé pre­daj­né a servisn­é sie­te, sna­ží sa pre­su­núť exis­tu­jú­cich zá­kaz­ní­kov na MPS a ag­re­sív­ne zís­ka­vať no­vých, a to aj ich od­lá­ka­ním od kon­ku­ren­cie. Ri­coh má ten­den­ciu pro­fi­to­vať z vlas­tné­ho ra­du mul­ti­fun­kčných za­ria­de­ní for­má­tu A3. Má je­den servisn­ý plán s mož­nos­ťou vy­tvá­ra­nia va­rian­tov, aby vy­ho­vo­va­li pot­re­bám rôz­nych ty­pov zá­kaz­ní­kov.

Xerox - tra­dí­cia spo­loč­nos­ti v ob­las­ti v MPS sa da­tu­je až do ro­ku 2000 a bo­la to pr­vá po­nu­ka svoj­ho dru­hu vo veľ­kom roz­sa­hu, na kto­rú nás­led­ne rea­go­va­la kon­ku­ren­cia svo­ji­mi po­nu­ka­mi slu­žieb MPS. Ich En­terpri­se Print Servic­es (EPS) je naj­kom­plexnej­ší plán, na kto­rý nad­vä­zu­jú par­tner­ské plá­ny Xerox Par­tner Print Servic­es.

Ľubos­lav Lac­ko

V člán­ku bo­li pou­ži­té pod­kla­dy ne­zá­vis­lej ana­ly­tic­kej spo­loč­nos­ti Gar­tner.



Ohodnoťte článok:
   
 

24 hodín

týždeň

mesiac

Najnovšie články

Roz­ho­vor: Pre zá­kaz­ní­ka je kľú­čo­vé, keď server­ov­é rie­še­nia do­ká­žu rásť spo­lu s ním a s je­ho ak­tuál­ny­mi po­žia­dav­ka­mi
ĽUBOŠ ŠENKERY pôsobí od decembra 2007 ako produktový manažér pre oblasť štandardných serverov v spoločnosti HP. Venuje sa projektom predaja serverov HP ProLiant na slovenskom trhu. čítať »
 
Ná­kup tech­no­ló­gií v pod­ni­koch
V priebehu augusta 2014 uskutočnila redakcia Infoware v spolupráci so spoločnosťou GRENKELEASING, s.r.o., prieskum o nákupe technológií v podnikoch. čítať »
 
Re­por­táž: VMware vFO­RUM 2014
Softvérovo definovaný podnik, investičné a technologické stratégie, ako si môžu firmy udržiavať konkurencieschopnosť v ére mobilných riešení a cloudu, zotavenie po havárii komponentov IT infraštruktúry... To boli len niektoré z tém podujatia VMware vFORUM 2014, ktoré sa konalo v Prahe. čítať »
 
Tla­čo­vé za­ria­de­nia pre ma­lé, stred­né a veľ­ké fir­my
Zariadenia pre tlač dokumentov v podnikovom prostredí ako aj procesy ich využívania sa priebežne optimalizujú. čítať »
 
Ana­lý­za tr­hu – tla­čiar­ne, ko­pír­ky a mul­ti­fun­kčné za­ria­de­nia
Digitalizácia dokumentov a procesov s nimi súvisiacich spôsobila revolúciu v ukladaní, zdieľaní a výmene dokumentov. čítať »
 
TCO: Nao­zaj vie­te, aká je ce­na pre­vádz­ky IT?
Riešenia v oblaku priniesli viac jasna. Kým v minulosti bolo vyhodnocovanie celkových nákladov na vlastníctvo informačných technológií zložitým porovnávaním množstva položiek, cloud vyhodnocovanie viacerých možností jednoznačne zjednodušuje. čítať »
 
TCO vs. ROI ale­bo Je pre­vádz­ka IT iba nák­la­do­vá po­lož­ka?
Prevádzka IT sa typicky považuje za nákladovú položku. Je to však skutočne tak? Sú náklady jediné kritérium, podľa ktorého vieme rozhodnúť, ktorý model, služba, systém, riešenie je lepšie? čítať »
 
Da­ta­cen­ter Cla­ri­ty LC – tran­spa­ren­tnosť infra­štruk­tú­ry dá­to­vých cen-tier
Spoločnosť Siemens rozšírila portfólio pre dátové centrá o riešenie Datacenter Clarity LC. Ide o systém DCIM (Data Center Infrastructure Management), ktorý umožňuje prepojenie IT manažmentu s facility manažmentom. čítať »
 
 
 
  Zdieľaj cez Facebook Zdieľaj cez Google+ Zdieľaj cez Twitter Zdieľaj cez LinkedIn Správy z RSS Správy na smartfóne Správy cez newsletter