SaaS

Správa dokumentov: Bez papierov, organizovane a s digitálnou budúcnosťou

Otáz­ka efek­tív­nos­ti na­sa­de­nia a spra­co­va­nia elek­tro­nic­kých do­ku­men­tov a k nim pris­lú­cha­jú­cich pod­ni­ko­vých pro­ce­sov je už v sú­čas­nos­ti ne­po­chyb­ne zod­po­ve­da­ná. Jed­ným z as­pek­tov, kto­rý eš­te zos­tá­va v ro­vi­ne po­chyb­nos­tí a dis­ku­sií, je bod zlo­mu, kto­rý ur­ču­je efek­tív­nosť pre­cho­du.

Vo ve­ľa prí­pa­doch je tu dô­le­ži­tý fak­tor veľ­kosť or­ga­ni­zá­cie, s tým sú­vi­sia­ce množ­stvo spra­cú­va­ných do­ku­men­tov a ná­rast ne­vyh­nut­ných biz­ni­so­vých pro­ce­sov. Ten­to jav zvy­čaj­ne ve­die k pot­re­be na­sa­de­nia sys­té­mov na ma­naž­ment do­ku­men­tov, tzv. DMS - do­cu­ment ma­na­ge­ment sys­tems.

Fir­my, kto­ré sa roz­hod­nú na­sa­diť sys­tém DMS, by ma­li byť oboz­ná­me­né s vý­ho­da­mi, kto­ré zís­ka­jú pre­cho­dom na elek­tro­nic­ké spra­co­va­nie do­ku­men­tov. Za naj­výz­nam­nej­šie prí­no­sy rie­še­ní DMS po­va­žu­je­me:

  • Rých­losť, jed­no­du­chosť a ria­de­nie prís­tu­pu k elek­tro­nic­kým do­ku­men­tom po­má­ha ze­fek­tív­ňo­vať ko­mu­ni­ká­ciu nie­len na vnút­ro­pod­ni­ko­vej úrov­ni, ale aj so zá­kaz­ní­kom.
  • Zní­že­nie nák­la­dov na ma­ni­pu­lá­ciu s pa­pie­ro­vý­mi do­ku­men­tmi, kto­ré za­hŕňa­jú pre­vádz­ku ko­pí­ro­va­cích stro­jov, faxov, tla­čiar­ní a nad­mer­nej tla­če do­ku­men­tov, skla­do­va­cie pries­to­ry a v ne­za­ned­ba­teľ­nej mie­re aj poš­tov­né nák­la­dy.
  • Ko­la­bo­ra­tív­ny prís­tup k do­ku­men­tom. Mož­nosť zjed­no­du­še­nia spo­lup­rá­ce s pra­cov­ník­mi na vzdia­le­ných mies­tach ale­bo s exter­ný­mi par­tner­mi.
  • Bez­peč­né úlo­žis­ko do­ku­men­tov. Do­ku­men­ty zdi­gi­ta­li­zo­va­né z pa­pie­ro­vej for­my, faxu ale­bo e-mai­lo­vé sprá­vy sú ulo­že­né v bez­peč­nom cen­trál­nom úlo­žis­ku s prís­tu­pom z ľu­bo­voľ­né­ho mies­ta, napr. pros­tred­níc­tvom inter­ne­to­vé­ho pre­hlia­da­ča.
  • Ar­chi­vá­cia do­ku­men­tov. V prí­pa­de pa­pie­ro­vej for­my sa do­ku­men­ty mô­žu ča­som stať ne­či­ta­teľ­ný­mi, mô­že dôjsť v prí­pa­de neo­ča­ká­va­nej ne­ho­dy k ich stra­te ale­bo poš­ko­de­niu vply­vom pou­ží­va­nia.
  • His­tó­ria (ver­zio­va­nie) do­ku­men­tov. Kaž­dá ob­sa­ho­vá zme­na elek­tro­nic­ké­ho do­ku­men­tu je za­zna­me­na­ná.
  • Auto­ma­ti­zo­va­né pro­ce­sy s do­ku­men­tmi. Dob­re za­de­fi­no­va­ný pra­cov­ný pos­tup do­ku­men­tov na­po­má­ha op­ti­ma­li­zo­vať pro­ce­sy biz­ni­su, kto­rých dôs­led­ky by ma­li sme­ro­vať k zni­žo­va­niu pre­vádz­ko­vých nák­la­dov.
  • Di­gi­ta­li­zá­cia do­ku­men­tov. Pod­por­né nás­tro­je na pre­vod do­ku­men­tov do di­gi­tál­nej for­my a tvor­bu pl­no­texto­vých elek­tro­nic­kých do­ku­men­tov.

Na dru­hej stra­ne je pot­reb­né, aby bo­li fir­my prip­ra­ve­né aj na ob­do­bie pre­cho­du, kto­ré mô­že spô­so­biť krát­ko­do­bé ťaž­kos­ti v im­ple­men­tač­nej fá­ze. Tá­to vý­zva čas­to br­zdí a od­kla­dá roz­ho­do­va­nie o na­sa­de­ní sys­té­mov DMS hlav­ne v seg­men­te ma­lých a stred­ných pod­ni­kov (SMB), čo mô­že v bu­dúc­nos­ti pri­niesť zvý­še­né nák­la­dy v si­tuáciách, keď sa na­sa­de­nie sys­té­mu DMS sta­ne ne­vyh­nut­nou pot­re­bou. V pr­vom ra­de je dô­le­ži­té sús­tre­diť sa na de­tail­né zma­po­va­nie ak­tuál­ne­ho sta­vu pro­ce­sov, iden­ti­fi­ko­va­nie a návrh no­vých elek­tro­nic­kých pro­ce­sov. Je na zvá­že­ní zá­kaz­ní­ka, ale aj na od­po­rú­ča­ní do­dá­va­te­ľa rie­še­nia, v akej mie­re a v koľ­kých fá­zach sa oča­ká­va, resp. po­ža­du­je im­ple­men­tá­cia sys­té­mu. Mož­nosť pos­tup­né­ho na­sa­dzo­va­nia DMS s oh­ľa­dom na rast fir­my a s tým spo­je­nú sna­hu o op­ti­ma­li­zá­ciu in­ves­tič­ných nák­la­dov mô­že po­môcť vy­rie­šiť aj na­sa­de­nie rie­še­nia pos­kyt­nu­té­ho for­mou služ­by (SaaS).

Pod­ľa spo­loč­nos­ti Gar­tner pod­ni­ko­vé IT preš­lo od ro­ku 2000 dvo­ma vl­na­mi a te­raz vstu­pu­je do tre­tej, spo­je­nej s di­gi­ta­li­zá­ciou pod­ni­ko­vých pro­ce­sov a s ich ria­de­ním. Kľú­čo­vú infra­štruk­tú­ru vo fir­mách bu­de tre­ba zme­niť tak, aby bo­la prip­ra­ve­ná na di­gi­tál­ne orien­to­va­né ria­de­nie. Tá­to zme­na zna­me­ná pre­chod, zvý­še­nie vy­uží­va­nia a in­teg­rá­ciu ve­rej­ných aj pri­vát­nych pro­duk­tov IaaS, PaaS, SaaS a BPaaS.

Obrazok_clanok_Ardo_opraveny.jpg

DMS a SaaS

Sys­té­my na sprá­vu do­ku­men­tov pos­ky­to­va­né pros­tred­níc­tvom SaaS nie sú žiad­na no­vin­ka. Všet­ky sve­to­vo zná­me, ale aj lo­kál­ne spo­loč­nos­ti pô­so­bia­ce v tom­to seg­men­te tr­hu už pos­ky­tu­jú ta­kú­to služ­bu ale­bo sa prip­ra­vu­jú na jej pos­ky­to­va­nie. Hlav­ne pre fir­my a spo­loč­nos­ti zo sek­to­ra SMB sa tým­to stá­va vy­uži­tie sys­té­mov DMS dos­tup­nej­ším a vý­raz­ne jed­no­duch­ším. Ta­ké­to rie­še­nie vy­ža­du­je mi­ni­mál­ne ale­bo nu­lo­vé in­ves­tí­cie do infra­štruk­tú­ry, a tak sa ne­zahl­cu­je IT od­de­le­nie zvý­še­ným množ­stvom po­žia­da­viek pri na­sa­dzo­va­ní no­vej služ­by.

V prí­pa­de vy­uži­tia slu­žieb ve­rej­né­ho clou­du sa čas­to sklo­ňu­je otáz­ka bez­peč­nos­ti. V prí­pa­de sys­té­mov DMS ide hlav­ne o za­bez­pe­če­nie tzv. ne­vi­di­teľ­nos­ti do­ku­men­tov pred ne­žia­du­ci­mi di­vák­mi. V prí­pa­de SaaS, kde sa umies­tňu­je väč­ši­na vnút­ro­pod­ni­ko­vých do­ku­men­tov, by mal zá­kaz­ník po­ža­do­vať oboz­ná­me­nie so všet­ký­mi bez­peč­nos­tný­mi a tech­no­lo­gic­ký­mi vý­cho­dis­ka­mi, kto­ré mô­žu mať vplyv na je­ho roz­ho­do­va­nie.

Z poh­ľa­du bez­peč­nos­ti elek­tro­nic­kých do­ku­men­tov by ma­li byť zá­klad­né pred­pok­la­dy dô­ve­ry­hod­né­ho DMS pos­ky­to­va­né­ho for­mou služ­by (SaaS) vo ve­rej­nom clou­de nas­le­du­jú­ce:

  • bez­peč­nosť preu­ká­za­ná pros­tred­níc­tvom tech­no­lo­gic­kej tran­spa­ren­tnos­ti (ar­chi­tek­tú­ra, šif­ro­va­nie, kto je pos­ky­to­va­teľ PaaS ale­bo IaaS)
  • zá­lo­ho­va­nie úda­jov mi­mo clou­do­vé­ho pros­tre­dia
  • inter­ope­ra­bi­li­ta s iný­mi sys­té­ma­mi, za­bez­pe­če­ná vy­uží­va­ním štan­dar­di­zo­va­ných roz­hra­ní
  • le­gis­la­tív­no-práv­na ga­ran­cia - SLA (SK, EÚ)

Nao­pak, SaaS pri­ná­ša vý­ho­dy, kto­ré by sa pri na­sa­de­ní on-pre­mi­se do­sa­ho­va­li len veľ­mi ťaž­ko pri po­rov­na­teľ­ných nák­la­doch. Jed­na z naj­ci­teľ­nej­ších je vy­so­ká dos­tup­nosť služ­by a tým za­bez­pe­če­ný prís­tup 24/7 k do­ku­men­tom od­kiaľ­koľ­vek a ke­dy­koľ­vek. Ak­tua­li­zá­cia a op­ti­ma­li­zá­cia tech­no­lo­gic­ké­ho pros­tre­dia je zod­po­ved­nosť pos­ky­to­va­te­ľa. Zá­kaz­ník sa ne­mu­sí za­obe­rať ani tech­no­lo­gic­kou bez­peč­nos­ťou, tá by ma­la byť ga­ran­to­va­ná. Ďal­šia z dô­le­ži­tých vlas­tnos­tí DMS pos­ky­to­va­né­ho for­mou služ­by by ma­la byť aj ľah­ká in­teg­ro­va­teľ­nosť do des­kto­po­vé­ho pros­tre­dia a pre­po­ji­teľ­nosť s ďal­ší­mi pod­ni­ko­vý­mi sys­té­ma­mi.

Ar­chi­vá­cia do­ku­men­tov (aj) vo ve­rej­nom clou­de

Po­mer­ne no­vá vý­zva je otáz­ka ar­chi­vá­cie elek­tro­nic­kých do­ku­men­tov vo ve­rej­nom clou­de. Do­ne­dáv­na bo­la vní­ma­ná ta­ká­to pred­sta­va ako ne­žia­du­ca aj z dô­vo­du ri­zi­ka dl­ho­do­bej udr­ža­teľ­nos­ti a ne­jas­né­ho sme­ro­va­nia vý­vo­ja ve­rej­né­ho clou­du. V rám­ci EÚ sa vy­ví­ja­jú ak­ti­vi­ty, kto­ré pod­po­ru­jú nie­len hľa­da­nie rie­še­ní, ale aj po­nú­ka­jú od­po­ve­de, nap­rík­lad pros­tred­níc­tvom pro­jek­tu EN­SU­RE, fi­nan­co­va­né­ho zo 7. rám­co­vé­ho prog­ra­mu. Je­den z vý­stu­pov pro­jek­tu je vý­skum­ná sprá­va za­obe­ra­jú­ca sa dl­ho­do­bou ar­chi­vá­ciou vo ve­rej­nom clou­de. Aj z po­zí­cie tr­hu pri­chá­dza­jú ko­mer­čné pro­duk­ty v pros­tre­dí ve­rej­né­ho clou­du, kto­ré po­nú­ka­jú služ­by ar­chi­vá­cie pos­ta­ve­né na štan­dar­de OAIS. Ak ho­vo­rí­me o dl­ho­do­bej ar­chi­vá­cii do­ku­men­tov v akej­koľ­vek for­me clou­du (ve­rej­ný, pri­vát­ny, hyb­rid­ný ale­bo ko­mu­nit­ný), je jed­noz­nač­ne ne­vyh­nut­né za­obe­rať sa otáz­kou pod­po­ry via­ce­rých dru­hov clou­do­vých pros­tre­dí.

Sys­té­my DMS sú vo fir­mách je­den zo zá­klad­ných nás­tro­jov na bu­do­va­nie zna­los­tné­ho ma­naž­men­tu a pri vý­be­re je veľ­mi dô­le­ži­té za­me­rať sa na vhod­né rie­še­nie, kto­ré pri­ne­sie nie­len to, čo pro­dukt po­nú­ka, ale hlav­ne to, čo fir­ma pot­re­bu­je.

Re­fe­ren­cie

Cap­ge­mi­ni, Bac­king up the Di­gi­tal Front: Di­gi­ti­zing the Ban­king Back Of­fi­ce, 2013
As­so­cia­tion for In­for­ma­tion and Ima­ge Ma­na­ge­ment, Why im­ple­ment an elec­tro­nic do­cu­ment ma­na­ge­ment sys­tem, 2010
Gar­tner, Execu­ti­ve Sum­ma­ry, Ta­ming the Di­gi­tal Dra­gon: The 2014 CIO Agen­da, 2014
SANS, Do you trust your Cloud or SAAS pro­vi­der?, 2012
Pro­ject EN­SU­RE, Enab­ling Knowled­ge Sus­tai­na­bi­li­ty Usa­bi­li­ty and Re­co­ve­ry for Eco­no­mic va­lue, 2013

Oli­ver Ar­do, špe­cial­ista rie­še­ní ESAD (DMS), Inter­Way
oli­ver.ar­do@inter­way.sk

Zdroj: IW 5-6/2014



Ohodnoťte článok:
   
 

24 hodín

týždeň

mesiac

Najnovšie články

Cloud a je­ho do­sah na vý­voj IT tr­hu. CFO a CIO to vi­dia inak.
Ako môže ovplyvniť nástup cloudových technológií rozhodovacie a prevádzkové procesy v bežnej ekonomicky aktívnej spoločnosti? čítať »
 
Vy­uži­tie sen­zo­rov
Moderné tablety a konvertibilné zariadenia pod taktovkou operačného systému Windows 8.1 sú vybavené niekoľkými užitočnými senzormi, ktoré môžete využiť vo svojich aplikáciách. Spravidla ide o kompas, akcelerometer, gyroskop, náklonomer a snímač intenzity osvetlenia.  čítať »
 
No­vý Thin­kPad X1 Car­bon
ThinkPad X1 Carbon tretej generácie je naozaj veľmi ľahký vďaka tomu, že je vyrobený z karbónového vlákna, ktoré má menšiu hmotnosť ako horčíkové alebo hliníkové. Vďaka konštrukcii z uhlíkových vlákien je model X1 Carbon vôbec najodolnejší notebook z radu ThinkPad. čítať »
 
Da­ta Dis­co­ve­ry - ob­ja­vo­va­nie vzo­rov v dá­tach
Dnes hýbu svetom biznisu nielen peniaze, ale hlavne informácie. V tejto informačnej dobe sa na dáta, ako aj na nástroje na ich spracovanie kladú vysoké nároky. čítať »
 
No­vý pro­ce­sor IBM Power8: 50× rých­lej­ší pri ana­lý­ze dát ako x86
Spoločnosť IBM predstavila prvé servery vybavené novou generáciou procesora Power8. Zároveň pripomenula svoju nadáciu, ktorá otvára architektúru POWER záujemcom o jej ďalší vývoj. čítať »
 
 
 
  Zdieľaj cez Facebook Zdieľaj cez Google+ Zdieľaj cez Twitter Zdieľaj cez LinkedIn Správy z RSS Správy na smartfóne Správy cez newsletter