Riadenie zmien

Riadenie zmien a issues v IT projektoch

V pre­doš­lých čas­tiach toh­to voľ­né­ho se­riá­lu o ria­de­ní (nie­len) IT pro­jek­tov sme už ho­vo­ri­li o. i. o ma­naž­men­te ri­zík a kva­li­ty. Rov­na­ko vý­znam­né, a čo sa tý­ka pos­tu­pov, v mno­hých sme­roch po­dob­né je ria­de­nie nep­lá­no­va­ných uda­los­tí (is­sues).

Kľú­čo­vý roz­diel me­dzi is­sues a ri­zi­ka­mi je v tom, že ri­zi­ko je nie­čo, čo mô­že, ale ne­mu­sí nas­tať, kým is­sue už nas­tal. Is­sue mô­že mať do­sah na kto­rý­koľ­vek z as­pek­tov vý­kon­nos­ti pro­jek­tu, te­da na čas, roz­sah, kva­li­tu, nák­la­dy, ri­zi­ko či prí­no­sy. Ten­to člá­nok opi­su­je a po­rov­ná­va v praxi naj­čas­tej­šie pou­ží­va­né prís­tu­py k ria­de­niu is­sues:

  • „he­roic­ké" ria­de­nie
  • prís­tu­py pod­ľa naj­pou­ží­va­nej­ších štan­dar­dov pro­jek­to­vé­ho ria­de­nia PRIN­CE2®, PMI® a IP­MA®

a v zá­ve­re struč­ne od­po­rú­ča, ako ria­diť is­sues v IT (a iných) pro­jek­toch v praxi.

„He­roic­ký" prís­tup

O tom­to v praxi ob­čas pou­ží­va­nom „tiež­prís­tu­pe" sme už pí­sa­li v pre­doš­lých čas­tiach. Zna­me­ná, že ak sa is­sues vô­bec rie­šia, de­je sa tak ná­hod­ne, nep­lá­no­va­ne, „po­ci­to­vo". Neexis­tu­je de­fi­no­va­ný pro­ces ria­de­nia is­sues, nie sú sta­no­ve­né ro­ly a zod­po­ved­nos­ti či roz­ho­do­va­cie kom­pe­ten­cie ale­bo sa do­ha­du­jú ad hoc, do­ku­men­tá­cia is­sues a ich rie­še­nie je ne­sys­te­ma­tic­ké a čas­to neúpl­né, ak vô­bec exis­tu­je.

Keď­že is­sue je z de­fi­ní­cie nie­čo nep­lá­no­va­né, čo mu­sí­me rie­šiť, inak to bu­de mať do­sah na náš pro­jekt, he­roic­ký prís­tup k ich ria­de­niu mô­že veľ­mi ľah­ko viesť (a v praxi čas­to ve­die) k to­mu, že pro­jek­to­vé ria­de­nie sa zvr­há­va na ha­se­nie po­žia­rov a hád­ky o tom, čo je čia chy­ba, a tak­to ria­de­ný pro­jekt sa ne­zried­ka kon­čí neús­pe­chom.

Pre­to je vhod­nej­šie aj pri ria­de­ní is­sues zvo­liť me­to­dic­ký prís­tup na­mies­to he­roic­ké­ho. Naj­roz­ší­re­nej­ší­mi štan­dar­dmi pro­jek­to­vé­ho ria­de­nia, kto­ré ta­ký­to prís­tup po­nú­ka­jú, sú PRIN­CE2, PMI a v náz­na­koch aj IP­MA.

Prís­tup PRIN­CE21

Ako už spo­me­nu­té v pre­doš­lých čas­tiach toh­to voľ­né­ho se­riá­lu, PRIN­CE2 je ce­los­ve­to­vo prav­de­po­dob­ne naj­roz­ší­re­nej­šia me­tó­da ria­de­nia pro­jek­tov. Ria­de­nie is­sues pok­rý­va naj­mä jej té­ma Zme­na, ako aj pro­ce­sy Ria­de­nie eta­py (Con­trolling a Sta­ge) a Stra­te­gic­ké ria­de­nie pro­jek­tu (Di­rec­ting a Pro­ject).

PRIN­CE2 kla­die dô­raz na sys­te­ma­tic­ký prís­tup k ria­de­niu is­sues. V té­me Zme­na de­fi­nu­je päť­kro­ko­vú pro­ce­dú­ru ich ria­de­nia:

  1. Za­chyť­te da­ný is­sue a ur­či­te je­ho typ (po­žia­dav­ka na zme­nu, od­chýl­ka od špe­ci­fi­ká­cie ale­bo prob­lém/oba­va)
  2. Vy­hod­noť­te do­sah da­né­ho is­sue na pro­jekt, je­ho cie­le a zdô­vod­ne­nie (bu­si­ness ca­se)
  3. Navr­hni­te mož­né rie­še­nie či rie­še­nia
  4. Roz­hod­ni­te, kto­ré rie­še­nie zvo­liť
  5. Im­ple­men­tuj­te schvá­le­né rie­še­nie, vy­ko­naj­te pot­reb­né náp­rav­né opat­re­nia

Ce­lá pro­ce­dú­ra je gra­fic­ky zná­zor­ne­ná na ob­ráz­ku 1. Za ria­de­nie is­sues na pro­jek­te, a te­da aj za ria­de­nie tej­to pro­ce­dú­ry zod­po­ve­dá pro­jek­to­vý ma­na­žér. Vzniesť is­sue mô­že kto­rý­koľ­vek účas­tník pro­jek­tu. Pro­jek­to­vý ma­na­žér, po­cho­pi­teľ­ne, mu­sí pri vy­hod­no­co­va­ní is­sues, navr­ho­va­ní rie­še­nia a ria­de­ní im­ple­men­tá­cie zvo­le­ných rie­še­ní spo­lup­ra­co­vať s os­tat­ný­mi člen­mi ria­dia­ce­ho tí­mu pro­jek­tu a pod­ľa pot­re­by i s je­ho ďal­ší­mi účas­tník­mi.

Obr. 1 - Procedúra.jpg

» Obr. 1 Pro­ce­dú­ra ria­de­nia is­sues a zmien pod­ľa PRIN­CE2

O tom, kto­ré z navr­hnu­tých rie­še­ní zvo­liť, roz­ho­du­je buď pro­jek­to­vý vý­bor, ale­bo v je­ho me­ne auto­ri­ta pre zme­nu (chan­ge aut­ho­ri­ty). „Man­ti­ne­ly", v kto­rých má prá­vo o rie­še­ní is­sues roz­ho­do­vať auto­ri­ta pre zme­nu, jej ur­ču­je pro­jek­to­vý vý­bor. Auto­ri­ta pre zme­nu te­da pl­ní fun­kciu „filtra" od­bre­me­ňu­jú­ce­ho pro­jek­to­vý vý­bor od roz­ho­do­va­nia o me­nej zá­važ­ných is­sues.

Z pro­ces­né­ho hľa­dis­ka v po­ní­ma­ní PRIN­CE2 pok­rý­va kro­ky 1 - 3 a 5 pro­ces Ria­de­nie eta­py, ve­de­ný pro­jek­to­vým ma­na­žé­rom. Krok 4 pok­rý­va pro­ces Stra­te­gic­ké ria­de­nie pro­jek­tu, ve­de­ný pro­jek­to­vým vý­bo­rom, kon­krét­ne je­ho ak­ti­vi­ta „pos­ky­to­va­nia us­mer­ne­nia ad hoc" (gi­ve ad hoc di­rec­tion).

Hlav­ný­mi ria­dia­ci­mi pro­duk­tmi (do­ku­men­tmi) pou­ží­va­ný­mi pri ria­de­ní is­sues sú v po­ní­ma­ní PRIN­CE2 naj­mä:

  • Stra­té­gia ria­de­nia kon­fi­gu­rá­cie - o. i. de­fi­nu­je pro­ce­dú­ru ria­de­nia is­sues a zmien, ro­ly a zod­po­ved­nos­ti.
  • Re­gis­ter is­sues - ta­buľ­ka, resp. da­ta­bá­za, do kto­rej pro­jek­to­vý ma­na­žér (prí­pad­ne v je­ho me­ne pod­po­ra pro­jek­tu) za­chy­tá­va všet­ky is­sues rie­še­né for­mál­ne, in­for­má­cie o ich zá­važ­nos­ti, prio­ri­te, sta­ve rie­še­nia atď.
  • Sprá­va o is­sue - pod­rob­nej­šia sprá­va o jed­nom kon­krét­nom is­sue, spra­cú­va­ná pro­jek­to­vým ma­na­žé­rom pre auto­ri­tu pre zme­nu ale­bo pro­jek­to­vý vý­bor, oby­čaj­ne v si­tuá­cii, keď pro­jek­to­vý ma­na­žér pot­re­bu­je po­ra­diť s rie­še­ním is­sue ale­bo žia­da o roz­hod­nu­tie, akým spô­so­bom da­ný is­sue rie­šiť.
  • Sprá­va o sta­ve pro­jek­tu - pra­vi­del­ná sprá­va pro­jek­to­vé­ho ma­na­žé­ra pre pro­jek­to­vý vý­bor, zhŕňa­jú­ca stav naj­výz­nam­nej­ších ak­tuál­nych is­sues.

Nás­tro­je a tech­ni­ky, kto­ré mož­no pou­žiť pri ria­de­ní is­sues, PRIN­CE2 vy­čle­ňu­je z roz­sa­hu tej­to me­to­di­ky. Pre­to sa aj v tej­to ob­las­ti dopĺňa so štan­dar­dom PMI, kto­rý vy­bra­né nás­tro­je a tech­ni­ky pou­ži­teľ­né na ria­de­nie is­sues opi­su­je.

Prís­tup pod­ľa štan­dar­dov Pro­ject Ma­na­ge­ment In­sti­tu­te - PMI

Je kom­pa­ti­bil­ný s prís­tu­pom PRIN­CE2. Opi­su­je ho pri­már­ne v PMI PMBOK Gui­de, kon­krét­ne sa naň sús­tre­ďu­je pro­ces „vy­ko­ná­va­nia in­teg­ro­va­né­ho ria­de­nia zmien" (Per­form in­teg­ra­ted chan­ge con­trol).

Opi­su­je vy­bra­né ak­ti­vi­ty ria­de­nia zmien i ria­de­nia kon­fi­gu­rá­cie, kto­ré dá­va ob­dob­ne ako PRIN­CE2 do úz­ke­ho vzá­jom­né­ho sú­vi­su - kaž­dá schvá­le­ná zme­na sa mu­sí pre­miet­nuť v ria­de­ní kon­fi­gu­rá­cie a nao­pak, ria­de­nie kon­fi­gu­rá­cie po­má­ha vy­hod­no­co­vať do­sah jed­not­li­vých is­sues a zmien.

PMI PMBOK Gui­de od­po­rú­ča a rám­co­vo opi­su­je aj zá­klad­né nás­tro­je i tech­ni­ky ria­de­nia is­sues a zmien, resp. v ter­mi­no­ló­gii PMI in­teg­ro­va­né­ho ria­de­nia zmien. Kon­krét­ne spo­mí­na od­bor­ný úsu­dok (expert jud­ge­ment), stret­nu­tia a nás­tro­je ria­de­nia zmien.

Zod­po­ved­nosť za ria­de­nie pro­ce­su in­teg­ro­va­né­ho ria­de­nia zmien ne­sie pod­ľa štan­dar­du PMI pro­jek­to­vý ma­na­žér, pri­čom ten­to pro­ces pre­chá­dza ce­lým ži­vot­ným cyk­lom pro­jek­tu. Hlav­ný­mi ria­dia­ci­mi pro­duk­tmi (do­ku­men­tmi) pou­ží­va­ný­mi pri ria­de­ní is­sues a zmien sú v po­ní­ma­ní PMI hlav­ne:

  • Plán ria­de­nia pro­jek­tu, z ne­ho naj­mä plán ria­de­nia roz­sa­hu, „ba­se­li­ne" roz­sa­hu a plán ria­de­nia zmien (pl­nia­ci ob­dob­nú fun­kciu ako stra­té­gia ria­de­nia kon­fi­gu­rá­cie v PRIN­CE2)
  • Sprá­vy o vý­ko­noch prá­ce, pl­nia­ce ob­dob­nú fun­kciu ako sprá­vy o sta­ve pro­jek­tu v PRIN­CE2.

Prís­tup pod­ľa štan­dar­du Inter­na­tio­nal Pro­ject Ma­na­ge­ment As­so­cia­tion - IP­MA

Hlav­ný štan­dard IP­MA - ICB ne­ho­vo­rí o ria­de­ní is­sues, ale o rie­še­ní prob­lé­mov a o zme­nách. Obo­je za­ra­ďu­je me­dzi tech­nic­ké kom­pe­ten­cie od­bor­ní­ka na pro­jek­to­vé ria­de­nie. Pok­rý­va ich však len veľ­mi struč­ne, ve­nu­je im iba ne­ce­lé tri stra­ny.

Ako na to v praxi?

Zo skú­se­nos­tí od­po­rú­čam pri ria­de­ní is­sues v pro­jek­toch kom­bi­no­vať me­to­dic­ký rá­mec pos­kyt­nu­tý PRIN­CE2 s nás­troj­mi a tech­ni­ka­mi opí­sa­ný­mi v PMI a pod­ľa pot­re­by aj ďal­ší­mi. Sa­moz­rej­me, to všet­ko s pou­ži­tím zdra­vé­ho úsud­ku tak, aby bo­lo vy­na­lo­že­né úsi­lie adek­vát­ne veľ­kos­ti, zlo­ži­tos­ti i pros­tre­diu va­šich pro­jek­tov a aby ste vy ria­di­li is­sues, nie tie vás.

Šte­fan On­dek, PMP, ma­na­ging par­tner, hlav­ný tré­ner a kon­zul­tant PO­TI­FOB, s. r. o., on­dek@po­ti­fob.com

Zdroj: IW 3-4/2014


Ohodnoťte článok:
   
 

24 hodín

týždeň

mesiac

Najnovšie články

Bez­peč­nosť a dos­tup­nosť dát: Nie je cloud ako cloud
Či už poskytujete služby, alebo predávate tovar, ste malá či veľká spoločnosť, bezpečnosť a dostupnosť vašich dát je veľmi dôležitá, v niektorých prípadoch až kriticky dôležitá. Práve vo chvíli, keď si začnete klásť otázky na túto tému a začnete pátrať po riešeniach, objavíte čaro cloudu. čítať »
 
Tren­dy v pod­ni­ko­vých in­for­mač­ných sys­té­moch ERP v ro­ku 2014
Tento rok sa v oblasti podnikových informačných systémov ERP ponesie v znamení niekoľkých výrazných trendov. Zvýšená pozornosť sa bude venovať používateľskej prívetivosti a mobilite, pokračovať bude nárast popularity dvojvrstvovej stratégie ERP. čítať »
 
Cis­co Ca­ta­lyst 2960-X v pros­tre­dí SP
Požiadavky na triple-play služby s gigabitovými prístupovými rýchlosťami sa stávajú realitou, vyžadujú však investíciu do hardvéru prístupovej vrstvy. čítať »
 
Ako efek­tív­ne vy­uží­vať svo­je zdro­je
V poslednom čase sa stretávame s pojmom cloud čoraz častejšie a pred pár mesiacmi bolo na stránkach INFOWARE porovnanie globálnych poskytovateľov cloudových služieb. čítať »
 
 
 
  Zdieľaj cez Facebook Zdieľaj cez Google+ Zdieľaj cez Twitter Zdieľaj cez LinkedIn Správy z RSS Správy na smartfóne Správy cez newsletter