Riadenie zmien

Riadenie zmien a neplánovaných udalostí (issues) v IT projektoch

Cie­ľom pro­jek­tu je vy­tvo­riť je­di­neč­ný pro­dukt, kto­rý bu­de zod­po­ve­dať všet­kým sta­no­ve­ným po­žia­dav­kám, bu­de do­da­ný v sta­no­ve­nom ča­so­vom ho­ri­zon­te a v rám­ci do­hod­nu­té­ho roz­poč­tu. Pro­jekt, kto­rý spĺňa všet­ky spo­me­nu­té kri­té­riá, sa mô­že bez po­chýb naz­vať ús­peš­ným.

K ús­pe­chu však ve­die ná­roč­ná ces­ta, pl­ná pre­ká­žok, kto­rým mu­sí pro­jek­to­vý ma­na­žér kaž­dý deň če­liť. Jed­na z naj­čas­tej­ších pre­ká­žok, na kto­ré mož­no po­čas pro­jek­tu na­ra­ziť, sú nep­lá­no­va­né uda­los­ti, naz­va­né aj prob­lé­my (is­sues). Prob­lé­my sú vo väč­ši­ne prí­pa­dov nep­red­ví­da­né, nep­lá­no­va­né uda­los­ti, kto­ré mô­žu mať ne­ga­tív­ny do­sah na niek­to­rý z ele­men­tov ale­bo na cel­ko­vý vý­sle­dok pro­jek­tu.

Na pre­ko­na­nie ta­kých­to nep­lá­no­va­ných uda­los­tí a na do­tiah­nu­tie pro­jek­tu do ús­peš­né­ho kon­ca je nes­mier­ne dô­le­ži­té, aby pro­jek­to­vý ma­na­žér správ­ne nas­ta­vil pro­ce­sy na iden­ti­fi­ká­ciu, ana­lý­zu, hod­no­te­nie, náp­ra­vu a pre­hod­no­te­nie prob­lé­mov. Jed­na z naj­účin­nej­ších tech­ník, ako pre­dísť nep­lá­no­va­ným prob­lé­mom, je správ­ne nas­ta­ve­ný pro­ces ria­de­nia ri­zík. Ri­zi­ká pred­sta­vu­jú hroz­by, kto­ré oh­ro­zu­jú plán a exis­ten­ciu ce­lé­ho pro­jek­tu. Ri­zi­ká sú tak­zva­ný­mi pred­chod­ca­mi prob­lé­mov.

Pod­stat­ný roz­diel me­dzi ri­zi­kom a prob­lé­mom je v tom, že po dôk­lad­nej ana­lý­ze pro­jek­to­vých po­žia­da­viek a na zá­kla­de skú­se­nos­tí z pred­chá­dza­jú­cich pro­jek­tov mô­žu byť ri­zi­ká pred­ví­da­né, za­chy­te­né, a te­da aj ria­de­né. Vzhľa­dom na to, že ús­pech a ži­vo­tas­chop­nosť pro­jek­tu v znač­nej mie­re zá­vi­sí od správ­ne­ho ria­de­nia ri­zík, pro­jek­to­vá me­to­do­ló­gia ve­nu­je tej­to prob­le­ma­ti­ke veľ­kú po­zor­nosť. Pro­jek­to­vý ma­na­žér má k dis­po­zí­cii nie­koľ­ko tech­ník a nás­tro­jov na ria­de­nie ri­zík.

Účin­né tech­ni­ky na iden­ti­fi­ká­ciu ri­zi­ka v pro­jek­te mô­žu byť nap­rík­lad ria­de­ná dis­ku­sia o rie­še­ní prob­lé­mov (brain­stor­ming), hod­no­te­nie sil­ných a sla­bých strá­nok, príl­eži­tos­tí a hro­zieb (ana­lý­za SWOT) ale­bo úsu­dok znal­ca (Expert Jud­ge­ment). Na ur­če­nie prav­de­po­dob­nos­ti a do­sa­hu ri­zi­ka po­nú­ka pro­jek­to­vá me­to­do­ló­gia kva­li­ta­tív­nu a kvan­ti­ta­tív­nu ana­lý­zu. Na zá­kla­de vý­sled­kov ana­lý­zy pro­jek­to­vý ma­na­žér mu­sí zvo­liť správ­nu stra­té­giu, či sa kon­krét­ne­mu ri­zi­ku vy­hnúť (spra­vid­la od­strá­ne­ním prí­čin) ale­bo je dos­ta­toč­né, ak zní­že­ním prav­de­po­dob­nos­ti vý­sky­tu uda­los­ti ri­zi­ko re­du­ku­je­me, prí­pad­ne jed­no­du­cho ak­cep­tu­je­me dôs­le­dok ri­zi­ka - tá­to mož­nosť by ma­la byť pri­ja­teľ­ná iba vte­dy, ak je prav­de­po­dob­nosť níz­ka ale­bo do­sah ri­zi­ka veľ­mi ma­lý.

Správ­nym ria­de­ním ri­zík mô­že­me v znač­nej mie­re zní­žiť po­čet nep­lá­no­va­ných prob­lé­mov v pro­jek­te. Žiaľ, aj na­priek dôk­lad­nej príp­ra­ve stá­le na nás mô­žu čí­hať nep­red­ví­da­né prob­lé­my. Ako sa te­da na ta­ké uda­los­ti prip­ra­viť a pre­dísť zby­toč­nej pa­ni­ke? Aj keď bu­dúc­nosť ne­poz­ná­me, mô­že­me mať prip­ra­ve­ný plán ale­bo pro­ces, kto­rý nás sys­te­ma­tic­ky po­ve­die cez rie­še­nie nep­red­ví­da­né­ho prob­lé­mu. Mať jas­ne za­de­fi­no­va­né pos­tu­py na za­chy­te­nie, kla­si­fi­ká­ciu, ko­mu­ni­ká­ciu na vy­rie­še­nie prob­lé­mu a pri­ra­de­nie zod­po­ved­nos­ti zaň nám v znač­nej mie­re mô­žu prá­cu uľah­čiť.

Pri ria­de­ní prob­lé­mov mu­sí­me dbať na dra­ho­cen­ný čas. Keď­že nep­red­ví­da­né prob­lé­my sú nep­lá­no­va­né uda­los­ti, čas strá­ve­ný ich vy­rie­še­ním nám skra­cu­je čas plá­no­va­ný na vy­tvá­ra­nie vý­stu­pov pro­jek­tu. Ne­ho­vo­riac o mi­mo­riad­nych nák­la­doch spo­je­ných s od­strá­ne­ním prob­lé­mu. Z to­ho dô­vo­du je nes­mier­ne dô­le­ži­té, aby sme prob­lé­my za­chy­ti­li bez­od­klad­ne a čo naj­skôr nas­ta­vi­li efek­tív­ne náp­rav­né opat­re­nia.

Ďal­ší ne­ví­ta­ný jav v pro­jek­te sú zme­ny. Zme­ny mô­žu byť žia­da­né exter­ne, keď si nap­rík­lad zá­kaz­ník že­lá do­kon­če­nie pro­jek­tu o me­siac skôr, ako to bo­lo pô­vod­ne plá­no­va­né, ale­bo aj náp­rav­né a pre­ven­tív­ne, kto­ré mô­žu byť vý­sled­kom inter­né­ho vy­hod­no­te­nia jed­not­li­vých me­ra­diel sta­no­ve­ných v pro­jek­to­vom plá­ne (ana­lý­za uka­zu­je omeš­ka­nie op­ro­ti pro­jek­to­vé­mu plá­nu, a pre­to tre­ba pri­ra­diť viac ľud­ských zdro­jov na jed­nu úlo­hu). 

obrazok_riadenie_rizik.jpg

Zme­ny sa mô­žu tý­kať rôz­nych ob­las­tí pro­jek­tu, nap­rík­lad mô­že ísť o zme­nu špe­ci­fi­ká­cie pro­duk­tu, zme­nu pro­jek­to­vé­ho plá­nu (ča­su, roz­poč­tu), zme­nu v pro­ce­soch na vy­ko­ná­va­nie pro­jek­to­vých ak­ti­vít ale­bo zme­nu pro­jek­to­vej do­ku­men­tá­cie. Jed­na zme­na mô­že mať vplyv na nie­koľ­ko ele­men­tov pro­jek­tu. Pre­to je veľ­mi dô­le­ži­té, aby kaž­dá zme­na v pro­jek­te bo­la ria­de­ná po­mo­cou vop­red de­fi­no­va­né­ho pro­ce­su. Ne­kon­tro­lo­va­né zme­ny mô­žu mať ne­ga­tív­ny do­sah na roz­po­čet, ča­so­vý plán ale­bo roz­sah pro­jek­tu.

Teo­re­tic­ky kaž­dý účas­tník (sta­ke­hol­der) pro­jek­tu mô­že po­dať návrh na zme­nu. Je však úlo­hou op­ráv­ne­nej en­ti­ty, väč­ši­nou pro­jek­to­vé­ho ma­na­žé­ra ale­bo ga­ran­ta, aby vy­hod­no­til do­sah da­nej zme­ny na pro­jekt a roz­ho­dol o jej schvá­le­ní ale­bo za­miet­nu­tí. Je­di­ne schvá­le­né zme­ny mô­žu byť v pro­jek­te aj zreali­zo­va­né a kaž­dú vy­ko­na­nú zme­nu tre­ba nás­led­ne vy­hod­no­tiť, či bol žia­da­ný vý­sle­dok do­siah­nu­tý (napr. či náp­rav­né zme­ny dos­ta­li roz­po­čet pro­jek­tu späť do ze­le­ných čí­sel).

Či sa už po­ze­rá­me na nep­lá­no­va­né uda­los­ti, ale­bo na zme­ny, jed­no ma­jú spo­loč­né: mô­žu mať do­sah nie­len na vý­stup pro­jek­tu, ale mô­žu ov­plyv­niť ce­lý pro­ces ria­de­nia pro­jek­tu. Pre­to je proak­tív­ny prís­tup pri ria­de­ní zmien a nep­lá­no­va­ných uda­los­tí veľ­mi dô­le­ži­tý.

Ga­briel Ja­kab, Tech­ni­cal pro­ject ma­na­ger, T-Sys­tems, ga­briel.ja­kab@t-sys­tems.sk

Zdroj: IW 3-4/2014


Ohodnoťte článok:
   
 

24 hodín

týždeň

mesiac

Najnovšie články

Bez­peč­nosť a dos­tup­nosť dát: Nie je cloud ako cloud
Či už poskytujete služby, alebo predávate tovar, ste malá či veľká spoločnosť, bezpečnosť a dostupnosť vašich dát je veľmi dôležitá, v niektorých prípadoch až kriticky dôležitá. Práve vo chvíli, keď si začnete klásť otázky na túto tému a začnete pátrať po riešeniach, objavíte čaro cloudu. čítať »
 
Tren­dy v pod­ni­ko­vých in­for­mač­ných sys­té­moch ERP v ro­ku 2014
Tento rok sa v oblasti podnikových informačných systémov ERP ponesie v znamení niekoľkých výrazných trendov. Zvýšená pozornosť sa bude venovať používateľskej prívetivosti a mobilite, pokračovať bude nárast popularity dvojvrstvovej stratégie ERP. čítať »
 
Cis­co Ca­ta­lyst 2960-X v pros­tre­dí SP
Požiadavky na triple-play služby s gigabitovými prístupovými rýchlosťami sa stávajú realitou, vyžadujú však investíciu do hardvéru prístupovej vrstvy. čítať »
 
Ako efek­tív­ne vy­uží­vať svo­je zdro­je
V poslednom čase sa stretávame s pojmom cloud čoraz častejšie a pred pár mesiacmi bolo na stránkach INFOWARE porovnanie globálnych poskytovateľov cloudových služieb. čítať »
 
 
 
  Zdieľaj cez Facebook Zdieľaj cez Google+ Zdieľaj cez Twitter Zdieľaj cez LinkedIn Správy z RSS Správy na smartfóne Správy cez newsletter