Firemná sociálna sieť zlepší komunikáciu a prinesie zisky

Nástroje na tímovú spoluprácu založené na sociálnych technológiách firmy využívajú pri riešení problémov a rôznych výnimiek. Teda tam, kde ide viac o ad hoc procesy, ktoré sú svojou povahou menej opakovateľné. Pridanie sociálnych technológií do procesu, resp. workflow v rámci nástrojov orientovaných na predikovateľné procesy, ako napr. ERP a/alebo CRM, tak umožňuje používateľom lepšie zvládať situácie, ktoré nie sú úplne štandardné alebo ich nemožno vopred dobre definovať.

Nástroje založené na sociálnych technológiách sú tak určené na vytváranie a opakované použitie znalostí, identifikáciu (alebo určenie) vhodného experta v rámci organizácie, získavanie prehľadu o priebehu aktivít a procesov, hľadanie riešení nových problémov a podporu rozhodovania.

Väčšina aplikácií pre sociálne siete, ktoré sú v povedomí širokej verejnosti, je zameraná na komunikáciu s priateľmi. V práci si síce tiež vyberáme, koľko informácií o sebe chceme zdieľať, ale podnikové sociálne aplikácie nie sú o priateľoch - ich cieľom je niečo „urobiť" pre danú organizáciu.

infoware1.jpg

Vývoj nezastavíš

Prvá generácia sociálnych riešení slúžila na jednoduchý účel - zdieľanie informácií iným spôsobom. Nástroje ako firemné wiki, diskusné fóra, instantný messaging alebo mikroblogy umožnili pracovníkom zdieľať informácie z prezentácií či tabuliek skrytých na zdieľaných sieťových diskoch alebo v správach elektronickej pošty a zdieľať ich v centrálnom úložisku, zameranom na tímovú spoluprácu. Žiaľ, tieto nástroje sú oddelené od tých, ktoré pracovníci používajú na výkon svojej práce (napr. ERP) a vo výsledku vytvárajú len ďalšie izolované „miesto".

Postupom času sa vyvinula ďalšia generácia týchto nástrojov - hlavný dôraz sa kládol na integráciu sociálnych technológií s existujúcimi procesmi, aplikáciami a dátami (t. j. kritickými firemnými systémami), bezpečnosť a ich správu.

Ak majú sociálne nástroje na tímovú spoluprácu podporovať používateľov pri ich denných aktivitách, musia minimalizovať narušenie existujúceho prostredia. Jeden prístup je založený na integrácii sociálnej funkcionality do existujúcich riešení. Druhý ide opačným smerom - aktivity a súvisiace udalosti sú „extrahované" z podnikových aplikácií do sociálnej platformy, ktorá slúži ako centrum na kolaboratívnu (spolu)prácu, orientovanú na cieľ.

Rozhodovanie na základe faktov

Vezmime si ako príklad situáciu, keď firma potrebuje rozhodnúť o dodávateľovi. Špičkové riešenia umožňujú kombinovať sociálne nástroje s back-end systémami. Členovia tímu môžu vytvoriť tzv. aktivitu, ktorá obsahuje informácie o potenciálnych dodávateľoch zo systému ERP alebo SRM, pridať analýzy BI a podľa potreby zapojiť ďalších spolupracovníkov, ktorí majú skúsenosti s obstarávanými tovarmi, službami alebo s uvažovanými dodávateľmi. Výsledkom je efektívnejší proces rozhodovania, ktorý je založený na väčšej množine faktov.

Vývoj podnikových sociálnych nástrojov sa však uberá ďalej - cestou zjednodušenia a zlepšenia identifikácie pracovníkov a zdrojov, ktoré sú potrebné na dosiahnutie cieľa a jednoduchšie sledovanie toho, čo sa vlastne odohráva. Preto na rozdiel od bežnej ponuky kolaboratívnych riešení, ktoré sa obvykle zameriavajú na vytváranie tímov, diskusií a/alebo repozitára dokumentov a ďalšieho obsahu, by mal plnohodnotný nástroj umožniť získanie výsledku či rozhodnutia v kontexte používateľa podnikových aplikácií. Skúsenosti totiž ukazujú, že napriek nadbytku dát, ktoré majú dnes organizácie k dispozícii, sa mnohé rozhodnutia získajú neformálnymi a nejasnými procesmi, ktoré sú (formálne) ťažko opakovateľné.

Kvalitné kolaboratívne prostredie podporuje prácu zameranú na výsledky a prijímanie rozhodnutí v kontexte aplikácií a procesov, v ktorých používatelia vykonávajú svoje aktivity a plnia úlohy. Cieľom je umožniť týmto procesom, aby sa stali konzistentnými, pokiaľ možno opakovateľnými a čitateľnými. A aby sa zároveň vytváral repozitár skúseností, tímov a používateľov, ktorí sú schopní participovať na riešení daného typu problému či výnimky.

Štyri základné koncepty

Takto nastavenú tímovú spoluprácu môžeme rozdeliť na štyri základné koncepty:

Aktivity - tie predstavujú kontajner pre jednotlivé prípady, projekty a problémy, ktoré sú predmetom riešenia. Ktokoľvek môže vytvoriť aktivitu a pozvať kohokoľvek na spoluprácu. S cieľom eliminovať nekonečné reťazce e-mailových správ môžu používatelia jednoduchým postúpením e-mailovej správy na svoju jedinečnú adresu vytvoriť aktivitu s názvom predmetu správy. Jej adresáti budú automaticky pozvaní do tímu a prílohy a text správy vytvoria základný obsah aktivity. Na vytváranie štruktúry spolupráce na úlohe, rozhodnutí alebo projekte slúžia metódy (alebo nástroje). Základné metódy obsahujú informačné kontajnery, ako napríklad úložiská dokumentov, mapy, videá, tabuľky alebo integrované riešenia partnerov opísané ďalej. Medzi ďalšie metódy patria nástroje na podporu rozhodovania, ako napríklad analýza za/proti, hlasovanie, prioritizácia možností, preferencia/váhovanie možností a pod. Analytické nástroje (analýza rizík/prínosov, analýzy portfólia, SWOT, PICK analýza, radar graf) umožňujú tímu získať pohľad založený na faktoch a nástroje na koordináciu (virtuálneho) tímu, napríklad matice zodpovedností, plánovanie programu alebo míľnikov, prioritizácia úloh a pod., pomáhajú organizovať činnosť na požadovaný výsledok. Na vyjasnenie a zachytenie rôznych možností sú k dispozícii metódy na diskusiu alebo brainstorming, napr. využitím populárnej metódy mind-mapping.

Z manažérskeho pohľadu je dôležitá schopnosť vytvárať predlohy aktivít. Tým sa zvyšuje úroveň opakovateľnosti prístupu k riešeniu problémov alebo prijímaniu rozhodnutí. Používatelia majú, prirodzene, možnosť dopĺňať a upravovať použitú predlohu podľa konkrétnej potreby.

Keďže ide o nástroj založený na sociálnych technológiách, pohľad Ľudia pomáha nielen spravovať zoznam obvyklých spolupracovníkov, ale aj efektívne vyhľadávať v sociálnej sieti pracovníkov v rámci firmy, ktorí môžu byť pozvaní do aktivity, napríklad pri novom type problému alebo úlohy.

Feed zaznamenáva nielen zmeny statusov používateľov, ako sme zvyknutí napríklad z Facebooku, ale aj udalosti v rámci aktivít, ako je zmena verzie dokumentu alebo pridanie záznamu do diskusie. Pre pracovníkov je tak veľmi jednoduché sledovať, čo sa deje v rámci aktivít, ktoré sa ich týkajú.

Navyše dostupnosť mobilného klienta pre populárne platformy ako Android, BlackBerry či iOS ďalej zvyšuje význam riešenia pre používateľov, keďže sú informovaní o dianí kedykoľvek bez ohľadu na to, kde sa nachádzajú.

Pri sociálnych riešeniach je dobré, ak vďaka otvoreným rozhraniam umožňujú pridávať ďalšie nástroje. Príkladom môže byť integrácia známych služieb Google Docs, Translate alebo Maps, nástroja na on-line konferencie Cisco WebEx, úložiska dokumentov Box.net, Doolde na plánovanie termínov, Evernote na zdieľanie poznámok a ďalších. Ktokoľvek z používateľov podnikového informačného systému môže jednoducho poslať dáta alebo ich vizualizáciu do existujúcej alebo novovytvorenej aktivity v nástroji na tímovú spoluprácu. Integrácia pritom „funguje" aj opačným smerom.

A čo to vlastne pre firmu prinesie? Predovšetkým sa výrazne zjednoduší, skvalitní a zrýchli komunikácia medzi jej zamestnancami. Odpadne množstvo duplicitných krokov, zbytočných e-mailov, telefonátov a stretnutí. To vedie k zvýšeniu efektivity práce a jednoduchšiemu plneniu zadaných cieľov. Do „rozmýšľania" nad úlohami sa môže zapojiť viacero odborníkov, a to nielen z jednej organizačnej jednotky, ale v prípade potreby aj z pobočiek a dcér spoločnosti, dokonca aj z externého prostredia. Výsledok potom manažment často veľmi rýchlo vidí na jednom z kľúčových ukazovateľov - na zisku firmy.

Peter Mravčák.jpg Peter Mravčák
Autor pracuje ako Presales Consultant SAP Slovensko.

Zdroj: IW 12/2011



Ohodnoťte článok:
   
 

24 hodín

týždeň

mesiac

Najnovšie články

Prog­ra­mu­je­me GPU / 8. časť
Tentoraz budeme pokračovať v opise základných konštrukcií jazyka GLSL. Budeme sa venovať štruktúram, poliam a tzv. kvalifikátorom, resp. špecifikátorom uloženia. čítať »
 
Ti­py a tri­ky s Ca­ché / 26. tip: Ob­jek­ty a con­curren­cy 2 – swiz­zling
Keď sa tento seriál pred niekoľkými rokmi začínal, jeho prvý diel bol venovaný zabezpečeniu izolácie inštancie objektov na exkluzívny prístup a opisu príslušných funkcií API. čítať »
 
Spring Fra­mework / 3. časť: IoC s po­mo­cou ano­tá­cií
V predošlej časti sme sa oboznámili s konceptom Inversion-of-Control, ktorý sa v Springu realizuje prostredníctvom Dependency Injection. čítať »
 
Prog­ra­mu­je­me gra­fic­ký en­gi­ne XLI.
V tejto časti seriálu opíšeme spôsob, ktorým sme do našej aplikácie Engine v3.1 implementovali jednoduché zvukové efekty. čítať »
 
Vý­voj ap­li­ká­cií pre iPad/iPod/iP­ho­ne: Návrh pou­ží­va­teľ­ské­ho roz­hra­nia / 2. časť
Plynule nadviažeme na predchádzajúcu časť, v ktorej sme opísali hardvérovú a softvérovú konfiguráciu potrebnú na vývoj aplikácií pre rodinu zariadení Apple iPad, iPhone a iPad touch s operačným systémom iOS. čítať »
 
Tvor­ba inter­ak­tív­ne­ho webu s jQuery: Ani­má­cie / 7. časť
V predchádzajúcej časti tohto seriálu sme ukázali, ako pracovať s jednoduchými efektmi v jQuery a oživiť pomocou nich vzhľad stránok. čítať »
 
Li­nux prak­tic­ky ako server / Tes­to­va­nie pro­to­ko­lu NTP
V predchádzajúcej časti sme vysvetlili algoritmus protokolu NTP, povedali sme si niečo o zdrojoch času na internete a nakoniec sme si nainštalovali a nakonfigurovali službu NTP. čítať »
 
Tvor­ba for­mu­lá­rov na prá­cu s údaj­mi v pros­tre­dí Mic­ro­soft Sha­re­Point 2010
Prostredie SharePoint 2010 poskytuje používateľom na správu údajov rozhranie údajového hárka alebo formulár z prostredia webového prehliadača. čítať »
 
 
 
  Zdieľaj cez Facebook Zdieľaj cez Google+ Zdieľaj cez Twitter Zdieľaj cez LinkedIn Správy z RSS Správy na smartfóne Správy cez newsletter